EU DSGVO im SAP HCM: ILM – Löschen der Tabelle TEVEN

Hinweis:

Zur besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Ausgangssituation

Üblicherweise wird die Tabelle TEVEN (Kommen-, Gehen- Zeiten) mit dem ILM-Objekt HRTIM_TEV nach definierten Aufbewahrungsfristen gelöscht. Das Löschen der Daten geschieht generell zu Uhrzeiten, an denen sich niemand im SAP-System befindet, da auch die Löschobjekte die SAP-Sperrlogik beachten. Das heißt, wenn zum Beispiel jemand in der Transaktion PA30 eine Personalnummer bearbeitet, kann diese Personalnummer nicht gleichzeitig durch ein ILM-Objekt verarbeitet werden.

Ein besonderes Augenmerk gilt hier dem ILM-Objekt HRTIM_TEV welches die Tabelle TEVEN löscht. Je nach Anzahl der Mitarbeiter und Bestehen des SAP Systems, können sich die Anzahl an Datensätzen im mittleren bis oberen zweistelligen oder sogar im dreistelligen Millionenbereich bewegen. Um diese auf Basis der Aufbewahrungsfristen zu prüfen und zu löschen, benötigt das ILM-Objekt mehrere Stunden – gegebenenfalls sogar 1 bis 2 Tage.

Problem

Einer unserer Kunden arbeitet im 3-Schichtsystem, 24 Stunden am Tag. Alle 30 Minuten werden die aufgetretenen Kommen-/Gehen- Zeiten der Mitarbeiter in das SAP-System importiert. Zu der Zeit, wo das ILM-Objekt HRTIM_TEV ausgeführt wird, kommt es dabei immer wieder zu Abbrüchen bzw. fehlerhafter Verarbeitung, da sich die beiden Prozesse gegenseitig die Personalnummern sperren.

Das ILM-Objekt HRTIM_TEV sperrt die Personalnummern nacheinander und gibt sie jeweils nach der Verarbeitung wieder frei. Somit werden beim Datenimport der Kommen-/Gehen- Zeiten teilweise Personalnummern verarbeitet und teilweise nicht. Ebenso sperrt der Datenimport die Personalnummern der Reihe nach und verhindert somit die Verarbeitung durch das ILM-Objekt.

Lösung

Um das Problem zu umgehen, wurde ein kundeneigenes Lösch-Programm entwickelt, welches alle Personalnummern zu Beginn sperrt und erst am Ende wieder komplett freigibt. Der Datenimport läuft weiterhin auf Fehler. Da allerdings beim Import keine Daten verarbeitet werden, können nach Freigabe der Personalnummern alle bis dahin aufgelaufenen Kommen-/Gehen- Zeiten im Gesamten importiert werden.

Das ILM-Objekt HRTIM_TEV besteht aus drei einzelnen Programmen (Vorlauf, Schreiblauf, Löschlauf), welche nacheinander ausgeführt werden. Das neu entwickelte Lösch-Programm prüft und löscht in einem. Dabei werden die Funktionen des Standard ILM-Objektes beachtet. Dazu gehört das Prüfen der Vernichtungssperre im Infotyp 3246, das Anlegen und Aktualisieren des Infotypen 0283 und 0003 und die Prüfung der Löschfristen auf Basis des bzw. der Regelwerke des Standard ILM-Objektes.

Ebenso wird ein detailliertes SLG-Log geschrieben, allerdings in einem eigenen Log-Objekt.

Im Selektionsbild des Lösch-Reports lassen sich die gleichen Einstellungen vornehmen wie im Vorlaufprogramm des Standard ILM-Objektes. Ein Testlauf ermöglicht die komplette Simulation ohne, dass tatsächlich Daten gelöscht werden.

Mit Ausführen des Reports findet eine Vorprüfung statt. Zum Beispiel wird geprüft, ob es eine Vernichtungssperre zur Personalnummer gibt und bis wann es möglich ist, grundsätzlich Daten zu löschen (Rückrechnungsgrenze). Ebenso wird die Anzahl an Datensätzen zur jeweiligen Personalnummer ermittelt. Die Ausgabe des Ergebnisses erfolgt in einem ALV.

Mit dem Markieren einzelner oder aller Daten und betätigen des Buttons „Löschen“, wird der Löschvorgang gestartet. Im Ergebnis sieht man wie viele Datensätze je Personalnummer gelöscht wurden. Ebenso einen Meldungstext mit Hinweis auf Fehler.

Während des Löschvorgangs wird das Regelwerk durchlaufen und ein Protokoll analog den Meldungen aus dem Standard ILM-Objekt komprimiert in ein eigenes Log-Objekt geschrieben. Mit Klick auf den Button „Logdaten“ lässt sich das Protokoll einsehen.

Wenn der Report im Hintergrund ausgeführt wird, wird die ALV Ausgabe übersprungen und der Löschvorgang direkt gestartet.

Haben Sie Fragen wie Sie die Tabelle TEVEN löschen können oder brauchen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular und senden Sie uns eine Nachricht. 

 

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