Automatisierter Mitarbeiterempfehlungsbonus mit SAP SuccessFactors Recruiting und Employee Central

Mitarbeiterempfehlungen stellen für viele Unternehmen einen wichtigen Bestandteil der Personalgewinnung dar. Bereits beschäftigte Mitarbeitende können geeignete Personen aus ihrem privaten Umfeld empfehlen und dadurch aktiv zur Besetzung offener Stellen beitragen.

Der Anwendungsfall ist einfach beschrieben: Ein Bewerber wird über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm empfohlen, im Recruiting-Prozess eingestellt und anschließend nach Employee Central übernommen. Im Profil des Mitarbeiters, der ihn empfohlen hat, wird daraufhin automatisch die Vergütungsinformation für den Bonus erstellt.

Für die Umsetzung werden SAP SuccessFactors Recruiting und Employee Central verwendet.

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1. Mitarbeiterempfehlungsprogramm in Recruiting konfigurieren

Die erste Voraussetzung ist ein vollständig konfiguriertes Mitarbeiterempfehlungsprogramm in SAP SuccessFactors Recruiting.

Das Programm ermöglicht es bestehenden Mitarbeitenden, Bewerber für offene Stellenausschreibungen zu empfehlen. Dadurch entstehen in Recruiting die notwendigen Empfehlungsdaten, die später durch die Integrationen verarbeitet werden, im Folgenden sind beispielhafte Einstellungen.

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2. Benutzerdefiniertes Feld „Bewerbungs-ID“ in den Stelleninformationen anlegen

In Employee Central muss in den Stelleninformationen ein benutzerdefiniertes Feld angelegt werden, beispielsweise mit der Bezeichnung Bewerbungs-ID. Technisch kann dafür ein noch freies kundenspezifisches Feld in den Stelleninformationen verwendet werden.

Dieses Feld dient später als Verbindung zwischen dem Bewerber aus Recruiting und dem nach Employee Central übernommenen Mitarbeiter.

Beim Einstellungsprozess wird die Bewerbungs-ID aus Recruiting in dieses Feld übertragen. Dadurch kann der neu angelegte Mitarbeiter nach der Einstellung eindeutig seinem ursprünglichen Bewerberdatensatz zugeordnet werden.

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3. Auszahlungsplan für den Mitarbeiterempfehlungsbonus in der Stellenausschreibung konfigurieren

In der Stellenanforderungsvorlage wird ein zusätzliches Feld für den Auszahlungszeitpunkt des Mitarbeiterempfehlungsbonus benötigt, beispielsweise mit der Bezeichnung Auszahlungsplan für den Mitarbeiterempfehlungsbonus. Bei diesem Feld handelt es sich um ein Picklistenfeld.

Die Pickliste definiert, wann der Bonus an den empfehlenden Mitarbeiter ausgezahlt werden soll. Mögliche Werte sind beispielsweise eine Auszahlung zum Einstellungsdatum, eine Auszahlung sechs Monate nach dem Einstellungsdatum oder eine Auszahlung nach einer anderen festgelegten Anzahl von Monaten.

Der Auszahlungsplan wird bereits bei der Erstellung beziehungsweise Bearbeitung der Stellenanforderung gepflegt. Dadurch wird für jede Stellenanforderung festgelegt, zu welchem Zeitpunkt ein erfolgreicher Mitarbeiterempfehlungsbonus fällig wird.

Zusätzlich wird in der Stellenanforderung der jeweilige Bonusbetrag gepflegt.

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4. Benutzerdefinierte Bewerbungs -ID in der Stellenbewerbungsvorlage konfigurieren

Damit die Bewerbungs -ID während des Einstellungsprozesses nach Employee Central übertragen werden kann, wird in der Bewerbungsvorlage ein weiteres benutzerdefiniertes Feld benötigt, beispielsweise mit der Bezeichnung Benutzerdefinierte Bewerbungs-ID.

Dieses Feld wird nicht manuell gepflegt. Stattdessen wird eine Geschäftsregel verwendet, welche die standardmäßige Bewerbungs-ID aus Recruiting automatisch in das benutzerdefinierte Feld überträgt. Die Logik lautet dabei sinngemäß: Benutzerdefinierte Bewerbungs-ID = Bewerbungs-ID.

Dadurch enthält jede Bewerbung zusätzlich zur standardmäßigen Bewerbungs-ID ein Feld, das im Recruiting-to-Hire-Mapping verwendet werden kann.

Dieser Zwischenschritt ist erforderlich, damit die Bewerbungs-ID im Einstellungsprozess als übertragbares Bewerbungsfeld zur Verfügung steht.

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5. Recruiting-to-Hire-Mapping konfigurieren

Nachdem die benutzerdefinierte Bewerbungs-ID in der Bewerbungsvorlage angelegt wurde, wird das Recruiting-to-Hire-Mapping erweitert.

Dabei wird die benutzerdefinierte Bewerbungs-ID aus der Bewerbung auf das zuvor konfigurierte Feld Bewerbungs-ID in den Stelleninformationen von Employee Central gemappt.

Wenn der Bewerber später über die Funktion Ausstehende Einstellungen verwalten übernommen wird, ist das Feld Bewerbungs-ID bereits automatisch mit der Bewerbungs-ID aus Recruiting befüllt.

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6. MDF-Datenmodell erstellen

Das Parent-Objekt wird mit der Bezeichnung Mitarbeiterempfehlungsverfolgung und dem technischen Code cust_EEReferrals als MDF-Objekt mit der Wirksamkeitsdatierung Elementar angelegt.

Das Parent-Objekt repräsentiert den Mitarbeiter, dem die Empfehlungsinformationen zugeordnet werden. In diesem Objekt wird unter anderem das Feld Bewerbungs-ID (technisch cust_candidateID) angelegt, welches die Verbindung zum eingestellten Bewerber herstellt. Darüber hinaus enthält das Parent-Objekt die Benutzerzuordnung zum jeweiligen Mitarbeiter.

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6.1 Parent-Objekt „Mitarbeiterempfehlungsverfolgung“

Das Parent-Objekt wird mit der Bezeichnung Mitarbeiterempfehlungsverfolgung und dem technischen Code cust_EEReferrals als MDF-Objekt mit der Wirksamkeitsdatierung Elementar angelegt.

Das Parent-Objekt repräsentiert den Mitarbeiter, dem die Empfehlungsinformationen zugeordnet werden. In diesem Objekt wird unter anderem das Feld Bewerbungs-ID (technisch cust_candidateID) angelegt, welches die Verbindung zum eingestellten Bewerber herstellt. Darüber hinaus enthält das Parent-Objekt die Benutzerzuordnung zum jeweiligen Mitarbeiter.

6.2 Child-Objekt „Empfehlungseinträge“

Das Child-Objekt wird mit der Bezeichnung Empfehlungseinträge und dem technischen Code cust_EERefItems angelegt. Die Wirksamkeitsdatierung wird vom Parent-Objekt übernommen, und die Beziehung zum Parent-Objekt ist als Composite One-to-Many definiert.

Das Child-Objekt enthält die eigentlichen Informationen zu jeder einzelnen Empfehlung. Dazu gehören das Erstellungsdatum der Empfehlung, das Feld Empfohlen von für den Mitarbeiter, der den Bewerber empfohlen hat, der Mitarbeiterempfehlungsbonus als Höhe des auszuzahlenden Betrags, der Auszahlungsplan für den Mitarbeiterempfehlungsbonus, die Bewerber-ID mit der Kandidaten-ID aus Recruiting, die Stellenausschreibungs-ID als eindeutige ID der Stellenausschreibung, der empfohlene Mitarbeiter als der nach der Einstellung erzeugte Employee-Central-Mitarbeiter, sowie das Feld Zahlungsdatum, welches kennzeichnet, wann der Bonus ausgezahlt werden soll.

7. Geschäftsregel für die Empfehlungseinträge konfigurieren

Am Child-Objekt cust_EERefItems wird die Geschäftsregel Referral_Save hinterlegt. Die Regel wird beim Speichern eines Empfehlungseintrags ausgeführt und übernimmt zwei zentrale Aufgaben: die Ermittlung des tatsächlich eingestellten Mitarbeiters und die Berechnung des Zahlungsdatums.

Zunächst prüft die Regel den im Empfehlungseintrag hinterlegten Auszahlungsplan. Ist der Wert Einmalige Auszahlung nach sechs Monaten ausgewählt, wird der empfohlene Mitarbeiter über eine Lookup-Funktion ermittelt. Die Regel sucht dafür im Objekt Mitarbeiterempfehlungsverfolgung nach einem Datensatz, dessen Bewerber-ID mit der Bewerber-ID des Empfehlungseintrags übereinstimmt. Wird ein passender Eintrag gefunden, wird die User ID des gefundenen Mitarbeiters in das Feld Empfohlener Mitarbeiter geschrieben.

Anschließend berechnet die Regel das Zahlungsdatum. Bei einer Auszahlung nach sechs Monaten wird das Einstellungsdatum des empfohlenen Mitarbeiters als Basisdatum verwendet und um sechs Monate erhöht: Zahlungsdatum = Einstellungsdatum des empfohlenen Mitarbeiters + 6 Monate. Ist ein anderer Auszahlungsplan hinterlegt, beispielsweise eine Auszahlung direkt zum Einstellungsdatum, wird kein zusätzlicher Monat addiert, sodass das Zahlungsdatum dem Einstellungsdatum des empfohlenen Mitarbeiters entspricht.

Die Regel stellt somit automatisch sicher, dass der Empfehlungseintrag mit dem richtigen Employee-Central-Mitarbeiter verbunden und das korrekte Zahlungsdatum berechnet wird.

8. Berechtigungen für die MDF-Objekte vergeben

Nachdem die beiden MDF-Objekte erstellt wurden, müssen die erforderlichen rollenbasierten Berechtigungen vergeben werden. Hierzu wird unter Berechtigungsrollen verwalten die entsprechende Rolle geöffnet.

Für beide MDF-Objekte, die Mitarbeiterempfehlungsverfolgung und die Empfehlungseinträge, werden mindestens die benötigten Anzeige- und Bearbeitungsberechtigungen vergeben. Abhängig vom vorgesehenen Benutzerkreis können zusätzliche Berechtigungen zum Anlegen, Bearbeiten oder Löschen erforderlich sein.

Auch der technische Benutzer, welcher die Integrationen ausführt, benötigt Zugriff auf die beiden Objekte. Fehlen diese Berechtigungen, können die Integrationen die MDF-Datensätze nicht anlegen oder aktualisieren.

9. Bereich im aktuellen Personenprofil konfigurieren

Damit die Mitarbeiterempfehlungen im Profil sichtbar sind, wird das aktuelle Personenprofil entsprechend erweitert. Dazu wird ein eigener Bereich für die Mitarbeiterempfehlungsverfolgung angelegt.

In diesem Bereich wird das Parent-Objekt cust_EEReferrals eingebunden. Die zugeordneten Empfehlungseinträge aus dem Child-Objekt werden darunter angezeigt.

Zusätzlich kann für die MDF-Objekte eine eigene Benutzeroberfläche konfiguriert werden. Über diese Oberfläche lassen sich die Reihenfolge, Darstellung und Sichtbarkeit der Felder anpassen.

10. Entgeltkomponente „Mitarbeiterempfehlungsbonus“ anlegen

Für die spätere Bonuszahlung wird eine eigene Entgeltkomponente benötigt. Diese wird unter Organisations-, Vergütungs- und Stellenstrukturen verwalten angelegt, beispielsweise mit der Bezeichnung Mitarbeiterempfehlungsbonus.

Da der Mitarbeiterempfehlungsbonus nur einmalig für eine erfolgreiche Empfehlung gezahlt wird, muss die Entgeltkomponente als nicht wiederkehrend konfiguriert werden, mit der Verwendung Einmalige Bonuszahlung.

11. Integrationen im Integration Center erstellen

Für die vollständige Verarbeitung werden drei Integrationen erstellt. Die Integrationen werden in einer festen Reihenfolge ausgeführt: Referral User Creation, Referral Candidate to EC und Referral Payment.

Alle drei Integrationen laufen täglich. Sie verarbeiten nur Bewerber, welche im Recruiting-Prozess den Status einstellbar erreicht haben. In allen drei Integrationen wird als Wirksamkeitsdatum der Wert 01.01.1900 gesetzt

11.1 Integration 1 – Erstellung des Referral-Benutzers

Die erste Integration legt die notwendige Verbindung zwischen dem eingestellten Mitarbeiter und der Kandidaten-ID aus Recruiting an.

Nachdem der Bewerber über die ausstehenden Einstellungen nach Employee Central übernommen wurde, ist in seinen Stelleninformationen die Bewerbungs-ID bereits mit der Kandidaten-ID befüllt. Die Integration liest diese Information aus Employee Central und legt beziehungsweise aktualisiert den entsprechenden Eintrag im Objekt Mitarbeiterempfehlungsverfolgung. Dabei werden insbesondere die User ID des neu eingestellten Mitarbeiters sowie die Bewerbungs-ID beziehungsweise Kandidaten-ID gespeichert.

Das Ergebnis ist ein eindeutiger Tracking-Datensatz für den eingestellten Bewerber. Dieser Datensatz wird später von der Geschäftsregel benötigt, um aus der Kandidaten-ID den zugehörigen Employee-Central-Mitarbeiter zu ermitteln.

11.2 Integration 2 – Übernahme des Referral-Kandidaten nach Employee Central

Die zweite Integration verbindet die Recruiting-Entität CandidateEmployeeReferral als Quelle mit dem Child-MDF-Objekt cust_EERefItems als Ziel.

Die Integration liest die Mitarbeiterempfehlungsdaten aus Recruiting und füllt damit die Felder des Child-Objekts in Employee Central. Dabei werden das Erstellungsdatum der Empfehlung, der empfehlende Mitarbeiter, der Bonusbetrag, der Auszahlungsplan, die Kandidaten-ID  als Bewerber-ID sowie die Job Requisition ID als Stellenausschreibungs-ID übertragen.

Durch diese Integration wird der eigentliche Empfehlungseintrag im Profil des empfehlenden Mitarbeiters angelegt. Anhand der bereits vorhandenen Parent-Verknüpfung wird der Child-Datensatz dem richtigen Mitarbeiterprofil zugeordnet.

Während des Speicherns wird zusätzlich die Geschäftsregel Referral_Save ausgeführt. Diese ermittelt den empfohlenen Mitarbeiter und berechnet das Zahlungsdatum.

11.3 Integration 3 – Erstellung der Bonuszahlung

Die dritte Integration erstellt in den Vergütungsinformationen des empfehlenden Mitarbeiters eine nicht wiederkehrende Zahlung. Dabei wird die zuvor angelegte Entgeltkomponente Mitarbeiterempfehlungsbonus verwendet. Die erzeugte Vergütungsinformation enthält unter anderem die Entgeltkomponente Mitarbeiterempfehlungsbonus, den Bonusbetrag und das berechnete Zahlungsdatum.

12. Ablauf nach der Einstellung des Bewerbers

Nachdem alle Konfigurationen abgeschlossen wurden, läuft der Prozess wie folgt ab:

Der Bewerber wird zunächst über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm in Recruiting empfohlen. In der zugehörigen Stellenausschreibung sind der Bonusbetrag und der Auszahlungsplan für den Mitarbeiterempfehlungsbonus hinterlegt. Während der Bewerbung wird die standardmäßige Kandidaten-ID durch eine Geschäftsregel in das Feld Benutzerdefinierte Kandidaten-ID übernommen.

Erreicht der Bewerber den Status einstellbar, steht er für den Recruiting-to-Hire-Prozess zur Verfügung. Der Bewerber wird anschließend über Ausstehende Einstellungen verwalten nach Employee Central übernommen.

Nach Abschluss der Einstellung laufen die drei Integrationen täglich in der festgelegten Reihenfolge. Zunächst legt die erste Integration im Profil des neu eingestellten Mitarbeiters den Datensatz in der Mitarbeiterempfehlungsverfolgung an.

Anschließend erstellt die zweite Integration im Profil des empfehlenden Mitarbeiters einen Empfehlungseintrag.

Beim Speichern des Empfehlungseintrags wird die Geschäftsregel ausgelöst.

Danach verarbeitet die dritte Integration den vollständigen Empfehlungseintrag. Im Profil des empfehlenden Mitarbeiters wird schließlich eine nicht wiederkehrende Vergütungsinformation mit der Entgeltkomponente Mitarbeiterempfehlungsbonus erstellt.

Damit ist der gesamte Prozess automatisiert.

Ergebnis

Nach erfolgreicher Durchführung befindet sich im Profil des empfehlenden Mitarbeiters ein vollständiger Empfehlungseintrag.

Zusätzlich wird in den Vergütungsinformationen des empfehlenden Mitarbeiters automatisch eine nicht wiederkehrende Zahlung für den Mitarbeiterempfehlungsbonus angelegt.

Dadurch sind sowohl die ursprüngliche Empfehlung als auch die daraus resultierende Bonuszahlung zentral in Employee Central nachvollziehbar.

Fazit

Mit SAP SuccessFactors Recruiting und Employee Central lässt sich ein durchgängiger und automatisierter Prozess für Mitarbeiterempfehlungsboni umsetzen.

Unternehmen erhalten dadurch einen transparenten und weitgehend wartungsarmen Prozess. Mitarbeiterempfehlungen können eindeutig nachvollzogen und die zugehörigen Bonuszahlungen automatisiert in Employee Central angelegt werden.