Automatisierter Mitarbeiterempfehlungsbonus mit SAP SuccessFactors Recruiting und Employee Central
Mitarbeiterempfehlungen stellen für viele Unternehmen einen wichtigen Bestandteil der Personalgewinnung dar. Bereits beschäftigte Mitarbeitende können geeignete Personen aus ihrem privaten Umfeld empfehlen und dadurch aktiv zur Besetzung offener Stellen beitragen.
Der Anwendungsfall ist einfach beschrieben: Ein Bewerber wird über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm empfohlen, im Recruiting-Prozess eingestellt und anschließend nach Employee Central übernommen. Im Profil des Mitarbeiters, der ihn empfohlen hat, wird daraufhin automatisch die Vergütungsinformation für den Bonus erstellt.
Für die Umsetzung werden SAP SuccessFactors Recruiting und Employee Central verwendet.
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1. Mitarbeiterempfehlungsprogramm in Recruiting konfigurieren
Die erste Voraussetzung ist ein vollständig konfiguriertes Mitarbeiterempfehlungsprogramm in SAP SuccessFactors Recruiting.
Das Programm ermöglicht es bestehenden Mitarbeitenden, Bewerber für offene Stellenausschreibungen zu empfehlen. Dadurch entstehen in Recruiting die notwendigen Empfehlungsdaten, die später durch die Integrationen verarbeitet werden, im Folgenden sind beispielhafte Einstellungen.
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2. Benutzerdefiniertes Feld „Bewerbungs-ID“ in den Stelleninformationen anlegen
In Employee Central muss in den Stelleninformationen ein benutzerdefiniertes Feld angelegt werden, beispielsweise mit der Bezeichnung Bewerbungs-ID. Technisch kann dafür ein noch freies kundenspezifisches Feld in den Stelleninformationen verwendet werden.
Dieses Feld dient später als Verbindung zwischen dem Bewerber aus Recruiting und dem nach Employee Central übernommenen Mitarbeiter.
Beim Einstellungsprozess wird die Bewerbungs-ID aus Recruiting in dieses Feld übertragen. Dadurch kann der neu angelegte Mitarbeiter nach der Einstellung eindeutig seinem ursprünglichen Bewerberdatensatz zugeordnet werden.
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3. Auszahlungsplan für den Mitarbeiterempfehlungsbonus in der Stellenausschreibung konfigurieren
In der Stellenanforderungsvorlage wird ein zusätzliches Feld für den Auszahlungszeitpunkt des Mitarbeiterempfehlungsbonus benötigt, beispielsweise mit der Bezeichnung Auszahlungsplan für den Mitarbeiterempfehlungsbonus. Bei diesem Feld handelt es sich um ein Picklistenfeld.
Die Pickliste definiert, wann der Bonus an den empfehlenden Mitarbeiter ausgezahlt werden soll. Mögliche Werte sind beispielsweise eine Auszahlung zum Einstellungsdatum, eine Auszahlung sechs Monate nach dem Einstellungsdatum oder eine Auszahlung nach einer anderen festgelegten Anzahl von Monaten.
Der Auszahlungsplan wird bereits bei der Erstellung beziehungsweise Bearbeitung der Stellenanforderung gepflegt. Dadurch wird für jede Stellenanforderung festgelegt, zu welchem Zeitpunkt ein erfolgreicher Mitarbeiterempfehlungsbonus fällig wird.
Zusätzlich wird in der Stellenanforderung der jeweilige Bonusbetrag gepflegt.
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4. Benutzerdefinierte Bewerbungs -ID in der Stellenbewerbungsvorlage konfigurieren
Damit die Bewerbungs -ID während des Einstellungsprozesses nach Employee Central übertragen werden kann, wird in der Bewerbungsvorlage ein weiteres benutzerdefiniertes Feld benötigt, beispielsweise mit der Bezeichnung Benutzerdefinierte Bewerbungs-ID.
Dieses Feld wird nicht manuell gepflegt. Stattdessen wird eine Geschäftsregel verwendet, welche die standardmäßige Bewerbungs-ID aus Recruiting automatisch in das benutzerdefinierte Feld überträgt. Die Logik lautet dabei sinngemäß: Benutzerdefinierte Bewerbungs-ID = Bewerbungs-ID.
Dadurch enthält jede Bewerbung zusätzlich zur standardmäßigen Bewerbungs-ID ein Feld, das im Recruiting-to-Hire-Mapping verwendet werden kann.
Dieser Zwischenschritt ist erforderlich, damit die Bewerbungs-ID im Einstellungsprozess als übertragbares Bewerbungsfeld zur Verfügung steht.
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5. Recruiting-to-Hire-Mapping konfigurieren
Nachdem die benutzerdefinierte Bewerbungs-ID in der Bewerbungsvorlage angelegt wurde, wird das Recruiting-to-Hire-Mapping erweitert.
Dabei wird die benutzerdefinierte Bewerbungs-ID aus der Bewerbung auf das zuvor konfigurierte Feld Bewerbungs-ID in den Stelleninformationen von Employee Central gemappt.
Wenn der Bewerber später über die Funktion Ausstehende Einstellungen verwalten übernommen wird, ist das Feld Bewerbungs-ID bereits automatisch mit der Bewerbungs-ID aus Recruiting befüllt.
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6. MDF-Datenmodell erstellen
Das Parent-Objekt wird mit der Bezeichnung Mitarbeiterempfehlungsverfolgung und dem technischen Code cust_EEReferrals als MDF-Objekt mit der Wirksamkeitsdatierung Elementar angelegt.
Das Parent-Objekt repräsentiert den Mitarbeiter, dem die Empfehlungsinformationen zugeordnet werden. In diesem Objekt wird unter anderem das Feld Bewerbungs-ID (technisch cust_candidateID) angelegt, welches die Verbindung zum eingestellten Bewerber herstellt. Darüber hinaus enthält das Parent-Objekt die Benutzerzuordnung zum jeweiligen Mitarbeiter.
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6.2 Child-Objekt „Empfehlungseinträge“
Das Child-Objekt wird mit der Bezeichnung Empfehlungseinträge und dem technischen Code cust_EERefItems angelegt. Die Wirksamkeitsdatierung wird vom Parent-Objekt übernommen, und die Beziehung zum Parent-Objekt ist als Composite One-to-Many definiert.
Das Child-Objekt enthält die eigentlichen Informationen zu jeder einzelnen Empfehlung. Dazu gehören das Erstellungsdatum der Empfehlung, das Feld Empfohlen von für den Mitarbeiter, der den Bewerber empfohlen hat, der Mitarbeiterempfehlungsbonus als Höhe des auszuzahlenden Betrags, der Auszahlungsplan für den Mitarbeiterempfehlungsbonus, die Bewerber-ID mit der Kandidaten-ID aus Recruiting, die Stellenausschreibungs-ID als eindeutige ID der Stellenausschreibung, der empfohlene Mitarbeiter als der nach der Einstellung erzeugte Employee-Central-Mitarbeiter, sowie das Feld Zahlungsdatum, welches kennzeichnet, wann der Bonus ausgezahlt werden soll.
