Das Entgelttransparenzgesetz mit SAP SuccessFactors umsetzen
Mit der EU-
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Die rechtlichen Kernanforderungen im Überblick
Auskunftsanspruch für Beschäftigte: Alle Mitarbeitenden erhalten einen individuellen Anspruch auf Auskunft über ihr eigenes Entgelt sowie über die durchschnittliche Vergütung. Diese sollte nach Geschlecht und für Tätigkeiten gleicher oder gleichwertiger Art aufgeschlüsselt sein.
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Fristen: Die Auskunft ist innerhalb von zwei Monaten zu erteilen.
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Vergleichsgrößen: Anders als bisher entfällt die Mindestgröße der Vergleichsgruppe: Das Vergleichsentgelt ist auch dann mitzuteilen, wenn die Vergleichsgruppe aus weniger als sechs Personen besteht.
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Frequenz: Beschäftigte müssen mindestens einmal jährlich aktiv über ihr Auskunftsrecht informiert werden.
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Entgelttransparenz im Recruiting: Bereits in der Stellenausschreibung, spätestens jedoch vor dem Vorstellungsgespräch ist das Einstiegsgehalt bzw. eine Gehaltsspanne anzugeben. Die Frage nach dem bisherigen Gehalt der Bewerbenden ist nicht mehr zulässig.
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Berichtspflicht über den Gender Pay Gap: Ab einer bestimmten Betriebsgröße müssen Unternehmen das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle berichten.
Die Staffelung ist:
Die Staffelung ist:
- ab 250 Beschäftigten jährlich (erstmals bis 7. Juni 2027)
- bei 150–249 Beschäftigten alle drei Jahre (erstmals bis 7. Juni 2027)
- bei 100–149 Beschäftigten alle drei Jahre (erstmals bis 7. Juni 2031)
- Kleinere Unternehmen sind nicht verpflichtet.
5 %-Schwelle und gemeinsame Entgeltbewertung: Zeigt der Bericht in einer Vergleichsgruppe ein nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigtes Entgeltgefälle von mindestens 5 %, welches nicht innerhalb von sechs Monaten behoben wird, muss der Arbeitgeber gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat) eine Entgeltbewertung durchführen und Maßnahmen zur Beseitigung ergreifen.
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Beweislastumkehr und Sanktionen: Die Beweislast geht auf den Arbeitgeber über – er muss nachweisen, dass keine unmittelbare oder mittelbare Entgeltdiskriminierung vorliegt. Bei Verstößen drohen Nachzahlungen entgangener Entgelte samt Boni und Sachleistungen, Schadensersatz für materielle und immaterielle Schäden sowie weitere Sanktionen; auch Verbands- bzw. Sammelklagen sind vorgesehen.
Verbot von Verschwiegenheitsklauseln: Vertragliche Klauseln, die Beschäftigten die Offenlegung ihres Entgelts untersagen, sind unzulässig.
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Lösungen durch SAP SuccessFactors
Standardfunktionen von SAP SuccessFactors decken die gesetzlichen Mindestanforderungen ab
Die gute Nachricht für SAP SuccessFactors-Kunden: Wer die Software bereits einsetzt, verfügt über eine solide Grundlage. Die neuen Anforderungen lassen sich mit Standardfunktionen abbilden.
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Employee Central: Mit dem Standardobjekt „Employee Pay Transparency Information“ stellt SAP SuccessFactors Employee Central ein dediziertes Objekt bereit, um entgelttransparenz-relevante Informationen strukturiert je Mitarbeitenden zu erfassen und zugänglich zu machen. In Verbindung mit Stellenprofilen, Stellencodes bzw. -klassifikationen und hinterlegten Gehaltsbändern entsteht die Datengrundlage für Auskunft und Vergleich.
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Recruiting: Entgeltinformationsfelder (Einstiegsgehalt bzw. Gehaltsspanne) lassen sich als Platzhalter in Stellenanforderung und Ausschreibung integrieren.
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Hinweis- und Kommunikationspflicht: Über die Startseite und die Bannerfunktion können Mitarbeitende regelmäßig und automatisiert über ihr Auskunftsrecht informiert werden.
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Vergütung & Leistung: Bestehende Prozesse für Leistung, Entwicklung und Vergütung (Kompetenzen, Feedback, Pay for Performance) liefern die objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien, mit denen sich Entgeltunterschiede rechtfertigen und dokumentieren lassen.
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Tiefere Einblicke durch Reporting und Analytics
Über die Mindestanforderungen hinaus bieten die Story-Reports und Analytics-Funktionen von SAP SuccessFactors umfangreiche Auswertungsmöglichkeiten, um den Gender Pay Gap zu analysieren im Unternehmen. Der Gesamtüberblick bietet eine umfassende Tiefe bis auf die Ebene einzelnen Rollen.
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Abbildung 1: Entgelttransparenz-Dashboard – durchschnittliche und mediane Vergütung (auch teilzeitbereinigt), Gehaltsspannen nach Geschlecht sowie Vergütungstrend, filterbar nach legaler Entität, Bereich, Stellenfamilie und Berufserfahrung.
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Es können die zentralen Kennzahlen: durchschnittliche und mediane Vergütung, jeweils auch teilzeitbereinigt, die Verteilung der Beschäftigten je Gehaltsspanne und Geschlecht sowie den Vergütungstrend visualisiert werden. Über die Filter lässt sich die Auswertung flexibel auf einzelne Gesellschaften, Bereiche, Stellenfamilien und Rollen oder auch Erfahrungsstufen eingrenzen. Die 5 %-Schwelle kann durch Benchmarks visualisiert werden, um das Überwachen und den Handlungsbedarf möglichst zu vereinfachen.
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Abbildung 2: Report „Entgelttransparenzgesetz“ – Bewertung je Mitarbeitendem im Verhältnis zum Median („Mediangehalt +/- 5 %“ bzw. „Mehr als 5 % mehr“).
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Auf Einzelfallebene zeigt der Report „Entgelttransparenzgesetz“ je Mitarbeitendem, ob die Vergütung innerhalb der 5 %-Toleranz um den Median liegt oder davon abweicht. So werden genau die Fälle sichtbar, die für die gemeinsame Entgeltbewertung relevant sind. Auch die Berufserfahrung und Wochenstunden werden berücksichtigt, um mögliche Abweichungen zu erklären.
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Abbildung 3: Auswertung nach Stellenrolle mit Durchschnitts- und Mediangehalt (teilzeitbereinigt) sowie mehrjähriger Performance-Historie.
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Die Betrachtung nach Stellenrolle ermöglicht den Vergleich „gleicher oder gleichwertiger“ Tätigkeiten. In Kombination mit der mehrjährigen Leistungshistorie lassen sich Entgeltunterschiede anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien einordnen und belastbar dokumentieren.
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Abbildung 4: Leistungstrend je Mitarbeitendem sowie das Verhältnis von Vergütung zu Leistung im aktuellen Jahr.
Die Gegenüberstellung von Vergütung und Leistung unterstützt eine faktenbasierte Pay-for-Performance-
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Welche Maßnahmen Unternehmen jetzt ergriffen werden sollten
1. Gehaltsstrukturen prüfen und – wo nötig – Gehaltsbänder einführen: Stellencodes bzw. Stellenklassifikationen definieren und mit Gehaltsbändern verknüpfen.
2. Gender Pay Gap analysieren und Maßnahmen ableiten: Gender-Pay-Gap- und Entgeltanalyse-Story-Reports implementieren.
3. Stellenausschreibungen anpassen: Entgeltinformationsfelder in Stellenanforderung und Ausschreibung als Platzhalter ergänzen.
4. Geheimhaltungsklauseln prüfen und streichen: Arbeitsverträge in der digitalen Personalakte auf unzulässige Verschwiegenheitsklauseln prüfen.
5. Leistungs-, Entwicklungs- und Vergütungsprozesse überprüfen: Grundlagen und Berichte (Kompetenzen, Feedback, Leistungsziele, Pay for Performance) anpassen.
6. Kommunikationsprozess für die Hinweispflicht etablieren: Startseite und Bannerfunktion nutzen; Stellenprofile mit Gehaltsbändern einführen.
7. Das EC-Objekt „Employee Pay Transparency Information“ einführen: Entgelttransparenz-
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Unser Vorgehen
Als spezialisierte SAP-HR- und SuccessFactors-Beratung begleiten wir Sie von der Anforderung bis zum Go-Live: Im Rahmen eines System Readiness Checks prüfen wir die aktivierten Module, Ihre Systemkonfiguration und die genutzten Standardobjekte. Darauf aufbauend erstellen wir ein Angebot für die notwendigen Erweiterungen, setzen die Prozess- und Konfigurationsanpassungen um, migrieren die Entgelttransparenz-Berichte und übergeben die Lösung nach erfolgreicher Abnahme inklusive Dokumentation und Trainingsmaterialien in den Produktivbetrieb.
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Abbildung 5: Projektvorgehen und Erstellungsprozess für ein passgenaues Angebot
Sprechen Sie uns an – gemeinsam schaffen wir rechtzeitig Transparenz.
Hinweis: Die deutsche Umsetzung ist noch nicht abgeschlossen; die konkreten Schwellenwerte und Fristen können sich im nationalen Umsetzungsgesetz noch ändern. Die daten- und prozesstechnische Vorbereitung in SAP SuccessFactors lohnt sich jedoch bereits heute – unabhängig vom finalen Gesetzestext.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung.
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