SEPA-Umstellung 2026: Warum SAP HCM-Systeme jetzt auf den Prüfstand müssen

Im November 2026 endet die Übergangsfrist für zahlreiche ältere SEPA-Zahlungsformate. Die Deutsche Kreditwirtschaft und die Banken in Deutschland akzeptieren dann nur noch Zahlungsdateien im aktuellen ISO-20022-Standard. Was auf den ersten Blick wie ein reines Finance-Thema klingt, betrifft in Wahrheit jedes Unternehmen, das Zahlungen aus SAP HCM heraus erzeugt – von der Gehaltsüberweisung bis zur Beitragszahlung an Krankenkassen und Versorgungsträger. Wer jetzt nicht handelt, riskiert im schlimmsten Fall, dass die komplette Zahlungsdatei von der Bank abgelehnt wird.

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Was sich konkret ändert

Die Umstellung ist Teil der europaweiten Weiterentwicklung des Zahlungsverkehrs auf Basis von ISO 20022. Betroffen sind unter anderem folgende Formate:

Der SEPA-Formatbaum im SAP-System wechselt damit technisch von SEPA_CT auf den neuen Baum CGI_XML_CT_V9 – mit spürbaren Folgen für den Aufbau der Adressdaten in der Zahlungsdatei.

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Der eigentliche Knackpunkt: strukturierte Adressdaten

Anders als bisher reicht eine freie Adresszeile künftig nicht mehr aus. Werden bei einem Zahlungsempfänger Adressdaten übermittelt, müssen mindestens Ort und Land in strukturierter Form vorhanden sein – die Postleitzahl wird empfohlen. Fehlt eines dieser Pflichtfelder, während andere Adressbestandteile wie Straße oder PLZ gepflegt sind, weist die Bank die Zahlung zurück. Alternativ dürfen Adressangaben auch vollständig weggelassen werden – ein „Ganz oder gar nicht“-Prinzip. Besonders unangenehm dabei: Es genügt ein einziger unvollständiger Datensatz, um die gesamte Zahlungsdatei zum Kippen zu bringen – selbst wenn tausende andere Zahlungen korrekt sind. Im HRKontext heißt das im Zweifel: Gehälter kommen verspätet oder gar nicht an.

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Warum SAP HCM besonders im Fokus steht

Viele Unternehmen denken bei der SEPA-Umstellung zuerst an FI und Treasury – dabei entstehen gerade im Personalwesen zahlreiche Zahlungsströme, die von der Umstellung betroffen sind. Relevante Infotypen sind unter anderem:

• IT0009 – Bankverbindung (Gehalt)
• IT0010 – Vermögensbildung (VL-Leistungen)
• IT0011 – Externe Überweisungen
• IT0026 – Direktversicherung
• IT0057 – Mitgliedschaften (z. B. Gewerkschaften, Vereine)
• IT0116 – Pfändung / Überweisung
• IT0126 – Zusatzversorgung
• IT0699 – Altersvermögensgesetz (AVmG)

Die Adressfelder sind in diesen Infotypen im SAP-Standard aktuell nicht als Pflichtfelder hinterlegt – ein Zahlungsträger lässt sich also auch mit lückenhaften Stammdaten fehlerfrei erzeugen. Das Risiko zeigt sich dann erst beim Einreichen bei der Bank, wenn es für eine kurzfristige Korrektur zu spät ist.

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Was jetzt zu tun ist

Aus unserer Projekterfahrung empfiehlt sich ein zweistufiges Vorgehen:

1. Stammdaten analysieren und bereinigen – Alle zahlungsrelevanten Infotypen auf Vollständigkeit von Ort, Land und Postleitzahl prüfen, inklusive Empfängerschlüsseln (Tabelle V_T521B) und Bankverbindungen von Krankenkassen und Versorgungsträgern.
2. Prüfmechanismen im System verankern – Da der SAP-Standard keine entsprechenden Pflichtfeldprüfungen mitbringt, empfiehlt sich eine bedingte Mussfeldprüfung direkt bei der Stammdatenpflege sowie ein zentraler Prüfreport vor der Abrechnungsfreigabe, der unvollständige Empfängerdaten zuverlässig aufdeckt.

Ergänzend dazu gehören die technische Umstellung des Formatbaums, eine enge Abstimmung mit der FIAbteilung (die häufig parallel und zeitlich versetzt umstellt) sowie frühzeitige Testläufe mit der Hausbank zu einem belastbaren Vorgehen. Wer diese Schritte erst kurz vor dem Stichtag angeht, gerät leicht in Zeitdruck – mit entsprechendem Korrekturaufwand und Frustpotenzial im Team.

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Unsere Unterstützung

Als Beratungshaus mit Schwerpunkt SAP HCM und S/4HANA begleiten wir Unternehmen bei der ISO20022-Umstellung entlang des gesamten Prozesses: von der Analyse der betroffenen Infotypen und Zahlungsprozesse über die Einrichtung von Mussfeld- und Prüfreports bis zur technischen Anpassung des Formatbaums und der Abstimmung mit Bank und FI-Abteilung. Unsere langjährige Erfahrung mit deutschem Payroll- und Meldewesen hilft dabei, die Umstellung so zu planen, dass der November 2026 für Ihr Unternehmen ein ganz normaler Abrechnungsmonat bleibt – ohne abgelehnte Zahlungen und ohne Krisenmodus.

Sprechen Sie uns an – wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, wo Ihr SAP HCM-System heute steht und was bis November 2026 zu tun ist.