Die Implementierung von Employee Central eignet sich oftmals als ein Einstiegspunkt für die HR-IT-Transformationsreise von Unternehmen, um zunächst ein sicheres Fundament für die Abbildung der HR-Kern-Prozesse zu schaffen.

Das Modul Employee Central wird oftmals als Kernmodul, Steuerungseinheit oder auch Herzstück der SAP SuccessFactors HCM Suite bezeichnet. Ferner gilt es als eine der strategisch wichtigsten SAP-HR-Lösungen. SAP entwickelt neue HR-Funktionalitäten fast ausschließlich für SAP SuccessFactors.

Lösungen für die Zeitwirtschaft (SAP SuccessFactors Employee Central Time Tracking) und die Entgeltabrechnung (SAP SuccessFactors Employee Central Payroll) gibt es mittlerweile auch in der Cloud. Zudem ist eine native SAP SuccessFactors Payroll für Deutschland in Planung, für welche es aber noch kein offizielles Release-Datum gibt.

Neben diesen Aspekt stehen Unternehmen vor den folgenden Herausforderungen, welche durch eine Implementierung von SAP SuccessFactors Employee Central gemeistert werden können:

• Veraltete oft fragmentierte und zusätzlich benutzerunfreundliche HR-Systeme, die nicht mehr den Anforderungen entsprechen und aufwändig zu warten sind, ohne die Flexibilität und Funktionalität moderner cloudbasierter Lösungen.
• Schnelles Wachstum, aber keine vorhandenen skalierbaren und globalen HR-Lösungen, welche zusätzlich nicht harmonisiert sind.
• Wenig Digitalisierung und Automatisierung, durch fehlende Automatisierungs- und Self-Service-Funktionen.
• Keine einheitliche Datenbasis für eine gelungene Integration und Konsolidierung.

Im Folgenden geben wir Ihnen erste informative Einblicke in das Modul und lassen Sie wissen, wie wir Sie konkret bei Ihrer HR-IT-Reise mit Employee Central als kompetenter Partner begleiten können.

Was genau verbirgt sich hinter dem Modul SAP SuccessFactors Employee Central?

Das Modul Employee Central ist Bestandteil der SAP SuccessFactors HCM Suite als SaaS- oder auch HRIS-Lösung, welche die Anforderungen an ein modernes HR von Unternehmen jeder Art und Größe unterstützen kann.

Mit dieser Modullösung können Sie die HR-Kern-Prozesse Ihres Unternehmens abbilden und zugleich den zugehörigen Mitarbeiterlebenszyklus in Ihrem Unternehmen digitalisieren. Dieser reicht von der Begründung von Arbeitsverhältnissen (z.B. auch dem Wiedereintritt) bis hin zur Auslandsentsendung, der Mehrfachbeschäftigung und schließlich der Beendigung von Arbeitsverhältnissen.

Die Lösung kann nicht nur auf Ihrem Desktop-Rechner, sondern im Standard auch in der mobilen Applikation genutzt werden.

Mit der Implementierung von SAP SuccessFactors Employee Central erhalten Sie eine hervorragende Grundlage, um zukunftsorientierte Personalprozesse in Ihrem Unternehmen umzusetzen.

Die wichtigsten Kernfunktionalitäten dieses Moduls auf einem Blick:

• Personalstammdatenverwaltung inkl. Personenprofil
• Organisationsmanagement inkl. Planstellenverwaltung
• Zusätzliche Abbildung von Rollen und Stellenprofilen
• Visualisierung der Strukturen im Firmen-, Personen- oder Planstellenorganigramm
• Erfassen von Gehaltsdaten und Zusatzleistungen
• Abwesenheitsverwaltung inkl. Teamabwesenheitsübersicht, lokale Feiertagskalender usw.
• Rollen- & Berechtigungsverwaltung und Self-Services
• Transaktionen bzw. Personalmaßnahmen unterstützt durch die Einrichtung von Geschäftsregeln und benutzerdefinierten Workflows
• Dokumentengenerierung
• Abbildung von verschieden Beschäftigungsarten wie Kontingentarbeiter, Mehrfachbeschäftigung und Auslandsentsendung
• Reporting
• Durchführung von Massenänderungen
• Datenschutz – & Datenbereinigungseinrichtung

Abbildung 1: Planstellenorganigramm

Abbildung 2: Auszug aus dem Mitarbeiterprofil

Welche Funktionalitäten erhalten Sie mit unserem Best-Practice-Paket für Employee Central?

Unsere LMC-Best-Practice-Paketlösung basiert auf den Erfahrungen unserer Experten und stellt sicher, dass eine ganzheitliche Prozessbetrachtung zum Einsatz kommt.

Die Mehrwerte sind für Sie die folgenden:

• Umsetzung von zeitgemäßen Personalprozessen, welche nachweislich erfolgreich sind
• Nutzung integrierter Prozesse bzw. von Integrationspunkten zu weiteren Prozessen
• Abbildung schlanker und effizienter Prozessunterstützung
• Komplexitätsreduktion

Unsere Best Practices für den DACH-Markt helfen unseren Kunden ein besseres Gefühl für den von ihnen benötigten Umfang zu erlangen. Unsere Best Practices beinhalten:

• Vordefinierte Prozesse angelehnt an deutsche Gesetzes- und Unternehmensstandards
• Vorkonfigurierte Module und Inhalte entsprechend den Bedürfnissen deutscher Kunden
• Geringere Kosten durch kurze Design- und Implementierungsphasen

Unser Best Practice Paket für Employee Central beinhaltet alle relevanten Funktionalitäten, von der Stammdatenverwaltung, über das Organisationsmanagement bis hin zu Self-Service-Prozessen.

Im Folgenden werden die entscheidenden Bestandteile unseres Lösungsdesigns und deren Funktionalitäten aufgezeigt:Weitergehend stellen Sie mit unserer Paketlösung die ganzheitliche Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten durch die Personalmaßnahmen im Employee Central sicher:

Erfassung von Personalstammdaten

Die Lösung speichert und verwaltet die Mitarbeiterhistorie, inklusive ihrer organisatorischen Einbindung in Ihr Unternehmen. Weiterführend ermöglicht es das strukturierte Anlegen, Pflegen und DSGVO-konformes Löschen von Personaldaten. Ebenfalls besteht die Möglichkeit, neben Standarddatenfeldern auch frei definierbare Datenfelder anzulegen und zu bearbeiten.

Umsetzung von Geschäftsregeln zur Vereinfachung und Erhöhung der Qualität der Dateneingabe

Es können Geschäftsregeln, basierend auf zahlreichen vordefinierten Szenarien, zur Prüfung von Plausibilitäten und logischen Abhängigkeiten bei der Eingabe, Veränderung und Löschung von Daten, eingerichtet werden. Ein Beispiel kann die Sonderzahlung bei der Geburt eines Kindes darstellen oder dass eine Schulbildung nicht gelöscht werden darf, solange eine Abhängigkeit besteht.

Abbildung von einem vollumfänglichen Mitarbeiterprofil inkl. modulspezifischen Sektionen

Employee Central ermöglicht es Ihnen, unterschiedlichste Daten zu Ihren Mitarbeitern im Mitarbeiterprofil organisiert zu speichern und zu verwalten (inkl. Nachvollziehbarkeit zu den Datenänderungen). Durch die Einteilung in verschiedene Sektionen wird die Übersichtlichkeit gewährleistet (z. B. Persönliche Daten, Beschäftigungsinformationen und Talentprofil). Der Aufbau des Personenprofils kann individuell konfiguriert werden.

Self-Services für Führungskräfte und Mitarbeiter

Die Self-Services in Employee Central führen zu einer engen Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung Ihres Unternehmens und Ihren Mitarbeitern. Führungskräfte und Mitarbeiter können eigenständig im Self-Service Verfahren Änderungen anstoßen und genehmigen. Indem Führungskräfte und Mitarbeiter die Verantwortung für ihre eigenen Daten übernehmen und diese direkt im System pflegen, wird die Fehlerquote reduziert und die Genauigkeit erhöht.

Abbildung zusätzlicher Dokumentationen

Wir richten für Sie Dokumentation von individuellen Mitarbeiter-, Personal- und Rentengesprächen sowie Abmahnungen etc. ein.

Sicherstellung der Abbildung einer Datenhistorie

Hier ist die historische Speicherung der Mitarbeiter-Aktivitäten gemeint. Sie können so beispielsweise jederzeit nachvollziehen, wann und wie lange welche Planstelle besetzt wurde.

Einrichtung zum Hinterlegen von Dokumenten

Wir stellen für Sie sicher, dass Sie auch die Möglichkeit haben, im Personenprofil Dokumente zu hinterlegen. Beispiele stellen hier Bewerbungen, Zeugnisse, Zertifikate usw. dar. Die Zugriffsteuerung wird mit Ihnen zusammen festgelegt.

Sicherstellung des Betriebs der Entgeltabrechnung

Alle relevanten Personaldaten werden vereinfacht, durch inhaltliche und technische Plausibilitätsprüfungen, in Ihr Abrechnungssystem übertragen.

Zusätzlich werden die organisatorischen Änderungen ebenso im Rahmen unserer Best-Practice-Paketlösung für Employee Central durchgeführt und in die nachgelagerten Systeme übertragen:

Warum lohnt sich die Implementierung von SAP SuccessFactors Employee Central für Sie?

1. Erleichterung der technischen Administration

Mit der Einführung entfällt der Bedarf an eigener Hardware, und die Durchführung von Upgrades sowie die Implementierung neuer Releases erfolgen automatisch für Sie.

2. Erhöhte Transparenz und Effizienz in der Aufbau- und Ablauforganisation

ESS- und MSS-Szenarien schaffen eine große Entlastung für die Administration im Unternehmen. Zahlreiche Prozesse können von Mitarbeitern und Führungskräften selbst durchgeführt werden, und HR-Administratoren müssen die Änderungen im System nur noch genehmigen.

Mitarbeiter können eigenständig ihre persönlichen Daten aktualisieren (z.B. bei Umzug oder Heirat), Urlaub beantragen und wichtige Dokumente einreichen. Führungskräfte können Prozesse wie Gehaltsanpassungen und Freigaben einfach und unkompliziert verwalten.

Ebenso bieten die integrierten Analyse- und Berichtsfunktionen wertvolle Einblicke in HR-Daten. Dies ermöglicht es, Trends zu erkennen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

3. Vereinfachte Integration

Die SAP SuccessFactors HCM Suite ist eine modulübergreifende Lösung, die alle Aspekte des Mitarbeiterlebenszyklus abdeckt, von der Rekrutierung über das Onboarding und die Leistungsbeurteilung bis hin zur Nachfolgeplanung. Dies schafft Synergien und eine redundante Datenpflege entfällt.

Globale valide Personaldaten werden für andere Systeme, wie z.B. das Active Directory, Reporting-Lösungen oder Identity-and-Access-Management-Systeme, etabliert.

4. Sicherstellung der Compliance und Sicherheit

SAP SuccessFactors Employee Central ist auf die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und rechtlichen Anforderungen ausgelegt. Die Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und geschützt.

Das Modul erfüllt internationale Sicherheitsstandards und Zertifizierungen wie ISO 27001 und SOC2.

5. Kosteneffizienz & Einsparungen

Mit der Implementierung von Employee Central gelingt die Automatisierung und Optimierung von HR-Prozessen. Dadurch können Kosten gesenkt und die Effizienz gesteigert werden.

Weniger manuelle Eingriffe führen zu einer geringeren Fehlerquote und einer schnelleren Bearbeitung von HR-Anfragen. Zudem entstehen Kosteneinsparungen wie TOC (Total Cost of Ownership).

6. Verbesserung der User Experience

Employee Central ermöglicht eine personalisierte Benutzererfahrung für Ihre Mitarbeiter, indem maßgeschneiderte Texte und Anweisungen auf einer ansprechenden grafischen Oberfläche bereitgestellt werden, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Richtlinien Ihres Unternehmens abgestimmt ist.

Mit der mobilen App von SuccessFactors können Mitarbeiter von überall aus auf ihre HR-Daten zugreifen, was die Flexibilität fördert und es ermöglicht, wichtige Aufgaben auch unterwegs zu erledigen.

Die Self-Service-Tools ermöglichen es den Mitarbeitern, ihre eigenen Daten zu verwalten, Anfragen zu stellen und Feedback zu geben, ohne auf die HR-Abteilung angewiesen zu sein. Dies spart Zeit und erhöht die Effizienz.

denen wir mit unserem SAP Employee Central Consulting helfen konnten