Ampelkonto Zeitwirtschaft & Mailinformationen von Mitarbeitern bei Gleitzeitüberschreitung in SAP HCM

Ausgangssituation
Sie möchten ein Ampelkonto in SAP HCM als Zeitauswertung z.B. für Gleitzeitüberschreitungen
einführen? Wie der Mailversand und eine visuelle Benachrichtigung bei Gleitzeitüberschreitung in SAP HCM einzuführen ist, soll in diesem Artikel dargestellt werden. Im Fall der Überschreitung bestimmter Grenzen schaltet „die Ampel“ auf gelb
oder rot und ein definierter Personenkreis wird per Mail informiert.
Wenn der Schwellwert gelb überschritten wird, soll die betroffene Person informiert
werden. Die Personalabteilung und der Betriebsrat wird darüber hinaus informiert, wenn
der Schwellwert die rote Grenze überschreitet.

Ampelkonto

Bei Teilzeitkräften sind die Schwellwerte anteilig anzuwenden. Die oben genannten Grenzwerte werden jeweils zum Ende eines Monats geprüft.

Die Beantragung von Gleitzeittagen geschieht im Rahmen eines FIORI Prozess. Folgende Regeln gelten hinsichtlich der Beantragung:

  1. Es dürfen nur 5 Tage Gleitzeit pro Monat und
  2. Nur max. 20 Tage Gleitzeit pro Jahr beantragt werden

Diese Regeln sind in den Antragprozess FIORI programmiert.

Lösung
Gleitzeit Grenzwerte

Bei einem Gleitzeit Stand < 40 Stunden steht die Ampel auf Grün, hier ist keine Systemeinstellung erforderlich.

Der Geitzeit Stand > 40 < 70 Stunden, Gelb, mit der Aktion E Mailversand an den Mitarbeiter wurde nicht über LIMITS abgebildet, da die Realisierung über eine Regel einfacher war. Die IF Abfrage Z024 ist eine Datumsabfrage, da die Ampelregelung in eine seit Jahren bestehende Zeitwirtschaft eingebaut wurde.

Schema Zeitauswertung

Rechenregel zur Meldungserzeugung

Die oben genannten Grenzen werden jeweils zum Ende eines Monats geprüft.

Die rote Ampel (Gleitzeit Stand > 70 Stunden) wurde mit der Funktion LIMITS abgebildet. Gleitzeit Stand > 70, Rot, Aktion E Mailversand an den Mitarbeiter, Vorgesetzter, BR und Personalabteilung.


LIMIT Customizing zur Meldungserzeugung und Kappung einer Zeitart

Wenn trotz einem Gleitzeitstand von 70 Stunden der Aufbau von weiteren Stunden erlaubt werden soll, kann dies z. B. durch einen Genehmigungsschalter erfolgen. Dieser kann am einfachsten über den Infoty 2012 erfasst werden. Eine Zeitumbuchungsart wird dann erzeugt. Diese wird in einer Regel abgefragt und bucht die gekappten Stunden wieder um.

Email Versand

Das SAP Standardprogramm RPTCORTMAIL (Zeitbuchungskorrektur: Aufforderung zur Fehlerbehebung) wurde für den Mailversand genutzt. Es wurde in den Kundennamensraum kopiert und für die Zwecke des Ampelkontos angepasst.

Das Programm interpretiert die durch die Zeitauswertung anhand der Tabelle T555e erzeugten Fehlermeldungen und wurde so ausgeprägt, dass beim Vorliegen bestimmter Fehler eine Mail an den jeweiligen Adressatenkreis versendet wird.

Die Mailtexte wurden im SAP System – SE61 Dokumentenpflege: Einstieg – erfasst.

Anhand einer weiteren Kundentabelle wird sichergestellt, dass eine Mail nicht doppelt versendet wird.

Überblick & Nutzen

Anhand von Schwellwerten werden Mitarbeiter, Vorgesetzte und Arbeitnehmervertreter proaktiv per Mail über zu hohe Arbeitszeitkonten informiert.

Zusammenfassung

Ein Beitrag von Lars Möller

Haben Sie Fragen zum Thema SAP HCM Zeitauswertung bei Gleitzeitüberschreitung oder brauchen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular und senden Sie uns eine Nachricht.

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