Dynamische Schichtplanzuordnung in SuccessFactors Employee Central Time
Manche Unternehmen mit Schichtsystemen stehen vor der Herausforderung, dass die Schichten nicht im regelmäßigen Zyklus geplant sind (z. B. immer abwechselnd eine Zuordnung der Früh- und Spätschicht), sondern kurzfristig oder unregelmäßig durch die Führungskraft oder Schichtleitung zugewiesen werden. Daher muss das Zeitwirtschaftssystem in der Lage sein, auf Basis des Arbeitszeitbeginns die korrekte Schicht zu identifizieren, um entsprechende Gleitzeitrahmen und Zuschläge zu berechnen.
Technische Einschränkung in SuccessFactors Employee Central Time
Zum heutigen Stand (April 2025) ist die dynamische Schichterkennung in SuccessFactors Employee Central Time nicht im Standard verfügbar und noch eine Produktvision von SAP. Workarounds mithilfe der SAP Integration Suite oder ABAP-Programmierungen in einem SAP HCM-System haben den Nachteil, dass zusätzliche Lizenzen für die jeweilige Anwendung erforderlich sind. Im Folgenden stellen wir unsere Lösung zur Abbildung der dynamischen Schichterkennung innerhalb von SuccessFactors Employee Central Time vor.
Fachliche Anforderungen
Wie in der Einleitung kurz skizziert, muss das System in der Lage sein, auf Basis des Arbeitszeitbeginns die Schicht zu erkennen. Beispielsweise resultiert ein Arbeitsbeginn um 16 Uhr darin, dass der Mitarbeitende an dem Tag in der Spätschicht arbeitet und nicht in der Frühschicht. Je nach Anforderung soll das System z. B. Spätschichtzulagen ab Arbeitsbeginn berechnen, die bei einer Frühschicht nicht anfallen. Diese Zuordnung kann zudem unterschiedliche Kriterien wie Standort, Abteilung, juristische Einheit oder sogar Arbeitszeitplan umfassen, die mit zu berücksichtigen sind.
Technischer Lösungsansatz
Zunächst müssen in allen relevanten Zeiterfassungsprofilen Zeitbewertungen („Time Valuations“) hinterlegt werden, die die erste Zeiterfassung am jeweiligen Tag identifizieren. Hierbei ist sicherzustellen, dass es sich tatsächlich um den Arbeitsbeginn des Tages handelt – beispielsweise dürfen Ausstempelungen für Raucherpausen nicht die ursprünglich erfasste erste Uhrzeit überschreiben. Im Anschluss wird diese Information mit Hilfe einer Integration (via „Integration Center“) in ein kundeneigenes Objekt geschrieben. Je nach Anforderungsausprägung können in dem Zuge weitere Kriterien wie beispielsweise Standort oder juristische Einheit aus den Mitarbeiterinformationen mit in das Objekt übernommen werden. Da die zur Identifizierung der jeweiligen Schicht notwendigen Informationen nun konsolidiert in einem Objekteintrag je Mitarbeitenden vorliegen, können mithilfe einer Geschäftsregel verschiedenste Wenn-Dann-Prüfungen erfolgen, um die jeweils korrekte Schicht aus den Parametern abzuleiten. Im letzten Schritt wird durch eine weitere Integration die identifizierte Schicht in den temporären Arbeitszeitplan geschrieben.
Zusammenfassung und Ausblick
Dieser Ansatz zur Schichterkennung bietet den Vorteil, dass innerhalb der Bordmittel von SuccessFactors eine automatische Schichtzuweisung erfolgen kann, bis eine entsprechende Standardfunktionalität von SAP bereitgestellt wird. Es ist jedoch darauf hinzuweisen, dass innerhalb von SuccessFactors keine Programmierungen mit ABAP möglich sind. Die finale Entscheidung über einen Workaround sollte daher im Kontext der Anforderungskomplexität sowie der bestehenden und lizenzierten Systemarchitektur getroffen werden.
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