Überblick Systemarchitektur SAP SuccessFactors Time Off-Solution & SAP SuccessFactors Time Management
Wie schon im vorherigen Blogbeitrag SAP Time Management erklärt wurde, ermöglicht die Time Off Solution Mitarbeitenden die Erfassung ihrer Abwesenheiten. Dieser Überblick fokussiert sich auf die Systemarchitektur und die Funktionsweise der SuccessFactors Time Off-Solution.
Die Abbildung verdeutlicht die Systemarchitektur der Time Off Solution. Anhand der Abbildung kann man alle notwendigen Objekte sehen, die man zusammen „puzzeln“ muss, damit die Time Off-Solution einwandfrei funktioniert.
Die Systemarchitektur der SAP Time Off-Solution lässt sich in drei Komponente gliedern. Die erste Komponente lässt sich durch die Stammdaten abbilden. Die Stammdaten werden in drei wichtigen Objekten gespeichert und verwaltet. Diese drei Objekte heißen Holiday Calendar, Work Schedule und Time Profile. Diese Objekte werden den Mitarbeitern in der Job Information zugeordnet (in der Abbildung sind die Stammdatenobjekte gelb markiert). In diesen Objekten sind alle für den Abwesenheitsverwaltungsprozess relevanten Informationen und Unterobjekte zu finden und zu verwalten. Daher müssen die Stammdatenobjekte im System vorhanden und den entsprechenden Mitarbeitern zugewiesen sein, damit Time Off Funktionalität genutzt werden kann. Die Implementierung ist nicht unbedingt erfolgreich, nur weil die Objekte den Mitarbeitern zugewiesen sind.
Die zweite Komponente wird durch die sogenannten Konfigurationsdaten abgebildet, die in der Abbildung grau markiert sind. Die Konfigurationsdatenobjekte können als Unterobjekte betrachtet werden, welche konfiguriert und im Anschluss den Stammdatenobjekten zugewiesen werden. Die Beziehung zwischen den Stammdatenobjekten und den Konfigurationsdatenobjekten wird ebenfalls durch die Abbildung verdeutlicht. Die Holidays werden beispielsweise dem Stammdatenobjekt, dem Holiday Calendar zugewiesen. Der Time Account Type und seine zugehörigen Regeln (Accrual Rule, Period-End Processing Rule und Hire/Termination Rule) werden dem Time Type-Objekt zugwiesen, welches wiederum dem Stammdatenobjekt, dem Time Profile zugeordnet wird.
Die dritte Komponente besteht aus den in der Abbildung blau markierten Bewegungsdaten. Die Bewegungsdatenobjekte enthalten alle Informationen, die sich „bewegen“. In anderen Worten enthalten die Bewegungsdatenobjekte Informationen, die sich ständig verändern wie z.B. der jährliche Urlaubsanspruch. Dieser verändert sich beispielsweise, wenn der Mitarbeiter X Urlaubstage beantragt.
Grobe Vorgehensweise einer Implementierung:
Der erste Schritt, um die Time Off Solution erfolgreich zu implementieren ist, die Stammdaten im System anzulegen. Dazu gehören drei Objekte. Ein Work Schedule, welcher von dem Kunden definiert wird, ein Time Profile, in dem alle zur benötigten Time Types von einem Land enthalten sind. Außerdem gehört dazu auch ein Holiday Calendar. Wie schon erwähnt besteht der Holiday Calendar aus Feiertagen, die separat angelegt werden. Allerdings muss der Kunde eine Liste mit den notwendigen Feiertagen liefern, damit diese überhaupt angelegt werden können.
Im zweiten Schritt werden die Konfigurationsdaten im System konfiguriert. Das heißt, die vom Kunden gelieferten Holidays werden angelegt und dem Holiday Calendar zugewiesen. Im Anschluss wird das Time Type passend zu den Kundenanforderungen konfiguriert und dem Time Profile zugeordnet (das Time Type hat viele Einstellungen und Optionen, die je nach Kundenanforderungen entweder aktiviert oder deaktiviert werden müssen).
Im dritten Schritt werden nur bei Bedarf Regeln definiert wie z.B. die Accrual Rule, Period-End Processing und die Hire/Termination Rule. Daraufhin wird ein Time Account Type entsprechend den Kundenanforderungen konfiguriert und dem erstellten Time Type zugewiesen (das Time Account Type hat auch viele Einstellungen und Optionen, die je nach Kundenanforderungen entweder aktiviert oder deaktiviert werden müssen). Die Bewegungsdaten werden sich mithilfe bestimmter Tools aus den Konfigurations- und Stammdaten ergeben, wenn alles richtig implementiert wurde.
