SAP HR DOKUMENTE MIT E-POST VERSENDEN
Einleitung
Mit dem Produkt e-Post stellt die Deutsche Post AG einen Service zur Verfügung, mit dem der Versand von Mitarbeiterdokumenten wie zum Beispiel Entgelt- und Zeitnachweise, Lohnsteuer- und DEÜV-Bescheinigungen, einfach, komfortabel und kostengünstig organisiert werden kann.
Das Produkt e-Post
1 – Der Kunde stellt die Dokumente, die per Briefpost versendet werden sollen, dem Service elektronisch zur Verfügung. Im Kapitel Lösungskonzept wird unsere Anwendung für den Bereich HR-Dokumente beschrieben.
2 – Die Deutsche Post AG druckt, kuvertiert und frankiert den Brief.
3 – Der Empfänger erhält den Brief in seinem Briefkasten
Die Vorteile für ihr Unternehmen sind:
- Der Prozess des Druckens, Kurvertierens und Frankierens von Papierdokumenten erfolgt durch die Deutsche Post AG.
- Geringer finanzieller Aufwand, die Kosten inklusive Porto und Zustellung beginnen bei 60 Cent pro Brief.
- Die Zustellung erfolgt zuverlässig in den heimischen Briefkasten.
Lösungskonzept
Voraussetzungen für die Nutzung von e-Post
- Zugang zum e-Post Service der Deutschen Post AG
- Der Dokumenten- und Adressaufbau sowie die Sperrflächen des Briefes müssen vorgegebenen Kriterien entsprechen
- Als Dateiformat kann PDF (PDF/A) oder PCL5 verwendet werden, wobei eine Datei einen oder mehrere Briefe enthalten kann
- Der Entgeltnachweis wurde mit HRFORMS erstellt
Die LMC – Lösung
Unsere e-Post Lösung besteht aus einem Report, der den Entgeltnachweis sowie die benötigten e-Post Steuerdateien erstellt und in einem Server-Verzeichnis als ZIP-Datei bereitstellt.
Pro Personalnummer wird eine Datei erzeugt, die alle Dokumente enthält, die postalisch versendet werden sollen. Der Entgeltnachweis bildet dabei das „Deckblatt“, da sein Design gemäß den Vorgaben erstellt werden kann.
Optional können dem Brief DEÜV – Meldungen und Lohnsteuerbescheinigungen hinzugefügt werden.
Mitarbeiter, die über das ESS-Portal Zugriff auf ihre Bescheinigungen und Formulare haben, können von dem postalischen Versand der Dokumente ausgeschlossen werden.
Haben Sie Fragen zum Thema e-Post in SAP HCM oder brauchen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular und senden Sie uns eine Nachricht.
