PM: ECP-Implementierungsprojekte im Mittelstand

Im folgenden Artikel sollen die wichtigsten Aspekte bei der Implementierung von SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) für mittelständische Unternehmen beleuchtet werden. Die Einführung einer cloudbasierten Payroll-Lösung erfordert eine sorgfältige Planung und strukturiertes Vorgehen. Anhand der bewährten Implementierungsmethode von LM Consulting werden die wichtigsten Schritte und Erfolgsfaktoren aufgezeigt.

Mobilisierung

Stakeholder-Identifikation: Die frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder ist für mittelständische Unternehmen besonders wichtig. Identifizieren Sie Schlüsselpersonen aus den Bereichen HR, Payroll, IT und Finanzen und berücksichtigen Sie auch Arbeitnehmervertretungen und eventuell externe Dienstleister wie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Projektplanung und Workshop-Terminierung: Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan mit realistischen Meilensteinen. Berücksichtigen Sie dabei die oft begrenzten Ressourcen im Mittelstand und planen Sie Workshops (idealerweise bereits im Kick-Off) so, dass sie den operativen Betrieb möglichst wenig beeinträchtigen.

Definition der Projektziele und Designprinzipien: Legen Sie klare, messbare Projektziele fest. Typische Ziele für ECP-Implementierungen im Mittelstand sind:

• Standardisierung und Automatisierung von Payroll-Prozessen
• Verbesserung der Datenqualität und -konsistenz
• Reduzierung manueller Eingriffe und Fehlerquoten
• Erhöhung der Compliance und Transparenz

Definition der Anforderungen und Aufgaben der HR-IT: Analysieren Sie die bestehenden HR- und Payroll-Prozesse und definieren Sie klar, welche Aufgaben künftig von der HR-IT übernommen werden sollen.

Design

In der Designphase geht es um die Anpassung der Standardfunktionen von ECP an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens.

Initiale Systemimplementierung: Beginnen Sie mit der Implementierung der Standardfunktionen von ECP. Nutzen Sie dabei gerne die vorkonfigurierte und auf Employee Central abgestimmte Lösung von LM Consulting als Ausgangspunkt, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Design von kundenspezifischen Anforderungen: Identifizieren Sie die Bereiche, in denen Anpassungen notwendig sind. Typische Anpassungen im Mittelstand betreffen oft:

• Spezielle Vergütungsmodelle oder Zulagen
• Branchenspezifische Abrechnungsregeln
• Integration mit bestehenden HR-Systemen oder Zeiterfassung

Umsetzen des Designs: Konfigurieren Sie das System entsprechend den definierten Anforderungen. Achten Sie darauf, so nah wie möglich am Standard zu bleiben, um zukünftige Updates und Wartung zu erleichtern.

Konzeption der Schnittstellen: Planen Sie sorgfältig die Integration mit anderen Systemen. Häufige Schnittstellen im Mittelstand sind:

• Employee Central als Stammdaten- und Organisationsmanagementsystem
• Employee Central Time als Zeitwirtschaftssystem
• Finanzbuchhaltung
• Sozialversicherungsträger und Finanzämter

Build

In der Build-Phase wird die konfigurierte Lösung intensiv getestet und bei Bedarf angepasst.

Erstellung der Testskripte: Entwickeln Sie detaillierte Testszenarien, die alle kritischen Geschäftsprozesse abdecken. Berücksichtigen Sie dabei besonders die mittelstandsspezifischen Anforderungen und Sonderfälle.

Iterations-Kick-Off: Starten Sie die Testphase mit einem Kick-Off Meeting, um alle Beteiligten über den Ablauf und ihre Aufgaben zu informieren.

Test der Lösung: Führen Sie umfangreiche Tests durch, einschließlich:

• Funktionale Tests der Payroll-Berechnungen
• Integrationstests mit angebundenen Systemen
• Performance-Tests, besonders wichtig bei Lohnläufen
• Sicherheits- und Berechtigungstests

Konsolidierung der Testergebnisse und Konfiguration: Analysieren Sie die Testergebnisse, nehmen Sie notwendige Anpassungen vor und dokumentieren Sie alle Änderungen.

Implementierung der Schnittstellen: Testen und optimieren Sie alle Schnittstellen zu externen Systemen. Achten Sie besonders auf die Datenqualität und -konsistenz.

Definition der Supportorganisation und Governance-Strukturen: Legen Sie fest, wie der Support nach Go-Live organisiert sein wird. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Eskalationswege.

UAT

Die User Acceptance Tests (UAT) sind der letzte Schritt vor dem Go-Live und besonders kritisch für den Projekterfolg.

Datenmigration und Schnittstellentest: Führen Sie eine Testmigration mit Echtdaten durch und prüfen Sie alle Schnittstellen unter realistischen Bedingungen.

Finale Prozess- und Konfigurationsabnahme: Lassen Sie die Fachabteilungen alle relevanten Geschäftsprozesse und Konfigurationen final abnehmen.

Abschluss der Transition-Planung: Finalisieren Sie den Plan für den Übergang vom alten zum neuen System. Berücksichtigen Sie dabei besonders kritische Zeitpunkte wie Monats- oder Jahresabschlüsse.

Parallelabrechnungen: Führen Sie Parallelabrechnungen zwischen dem alten und neuen System durch, um die Korrektheit der Berechnungen sicherzustellen.

Bereitstellung

Die Bereitstellungsphase bereitet das Unternehmen auf den produktiven Einsatz von ECP vor.

Trainingsplanung und Durchführung: Schulen Sie alle relevanten Mitarbeiter im Umgang mit ECP. Berücksichtigen Sie dabei verschiedene Nutzergruppen wie HR-Mitarbeiter, Abrechner oder Mitarbeiter, deren Zugriff auf die Gehaltsabrechnung sich voraussichtlich ändern wird.

Kommunikationsplanung: Entwickeln Sie einen klaren Kommunikationsplan, um alle Mitarbeitenden über die bevorstehenden Änderungen zu informieren.

Vorbereitung des Live-Systems: Richten Sie das Produktivsystem ein und führen Sie abschließende Überprüfungen durch. Planung und Umsetzung der Transition: Setzen Sie den Transitionsplan um. Achten Sie besonders auf die Übernahme offener Posten und die Sicherstellung der Datenintegrität.

Datenmigration (Produktion): Führen Sie die finale Datenmigration durch und validieren Sie die Ergebnisse sorgfältig.

Go-Live: Schalten Sie das System produktiv und stellen Sie in den ersten Tagen erhöhte Support-Kapazitäten bereit.

Support

Nach dem Go-Live beginnt die wichtige Phase des produktiven Betriebs und der kontinuierlichen Verbesserung.

Übergang in die Supportorganisation: Übergeben Sie das System an die definierte Supportorganisation. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Kenntnisse und Dokumentationen vorhanden sind.

„Lessons Learned“ Workshop: Führen Sie einen Workshop durch, um Erfahrungen aus dem Projekt zu sammeln und für zukünftige Projekte zu nutzen.

Release Management: Etablieren Sie einen Prozess für das Management von ECP-Updates. Berücksichtigen Sie dabei die regelmäßigen Releases von SAP.

Innovations- und Zukunftsdesign: Planen Sie, wie Sie die Möglichkeiten von ECP in Zukunft noch besser nutzen können.

Fazit

Die Implementierung von SAP SuccessFactors Employee Central Payroll ist für mittelständische Unternehmen eine gute Chance, Ihre HR- und Payroll-Prozesse zu modernisieren und zu optimieren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer sorgfältigen Planung, der Einbindung aller relevanten Stakeholder und einem strukturierten Vorgehen entlang der beschriebenen Phasen. Besonders wichtig sind dabei die Anpassungen an die spezifischen Anforderungen des Mittelstands, eine gründliche Testphase und die Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs in den produktiven Betrieb. Mit der richtigen Vorbereitung und Durchführung kann ECP zu einem wertvollen Werkzeug für effizientes und zukunftssicheres HR-Management im Mittelstand werden.

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