Fahrrad Leasing in SAP HCM – Update 2021

Hinweis:

Zur besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

1. Einleitung

Das Dienstwagenprivileg gilt seit 2012 auch für (Elektro-)Fahrräder, welches den Mitarbeitern auch die private Nutzung ermöglicht. Seit 2020 wird der Bruttolistenpreis nur noch mit 0,25 % per Gehaltsumwandlung versteuert. Damit ist das Fahrradleasing noch attraktiver für Mitarbeiter geworden. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit sowohl einen Dienstwagen als auch ein Dienstrad zu nutzen.

Wer über seinen Arbeitgeber ein Dienstrad least, spart nicht nur eine Menge Geld, sondern hält sich nebenbei auch fit. Durch die Steuervorteile lohnt sich ein Dienstrad sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Neben den Steuervorteilen kann der Arbeitgeber den „Benefits Katalog“ erweitern und so die eigene Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen.

Dieser Beitrag zeigt die Umsetzung des Dienstrades (Fahrrad/Pedelec/*S-Pedelec) per Gehaltsumwandlung in SAP HCM:

Ausgangssituation:

  • Die Monatsraten des Leasingvertrages werden aus dem Bruttolohn bedient
  • Lohnsteuerpflichtig sind 0,25 % des Bruttolistenpreises (BLP) des Rades
  • Bei den S-Pedelecs (bis 45 km/h) sind zusätzlich die Anfahrtskilometer mit 0,03 % des geviertelten und auf volle Hundert abgerundeten BLPs zu versteuern, analog zu den Elektro-Dienstwagen
  • Die Umsatzsteuerpflicht gilt dennoch für 1 % des BLPs

*S-Pedelec: Pedelec oder E-Bike mit einer Höchstgeschwindigkeit über 25 km/h

2. Lösungskonzept

In unserer Lösung verzichten wir auf die Nutzung des Infotypen 0032, da andernfalls Komplikationen bei Mitarbeitern, welche sowohl einen Dienstwagen als auch ein Dienstrad in Anspruch nehmen, entstehen können. Stattdessen haben wir uns für eine Lösung mit Hilfe des Infotypen 0014 entschieden.

Wird einem Mitarbeiter die Benutzung eines Dienstrades gewährt, werden folgende Beträge für den Zeitraum des Leasings im Infotyp 0014 erfasst:

  • Monatliche Leasingrate des Dienstrades (brutto)
  • Bruttolistenpreis des Dienstrades
  • Entfernungskilometer (nur bei S-Pedelec)

Im Abrechnungslauf wird der lohnsteuerpflichtige Anteil von 0,25 % berechnet und fließt in die Nettoberechnung ein.

Die Umsatzsteuerberechnung erfolgt über die Umsatzsteuerautomatik eines Sachkontos.

3. Lohnarten

Lohnart (Beispiel) Langtext Verwendung Eingabe/Generierung
8930 Jobrad Gehaltsumwandlung Leasingrate als Brutto- Einbehalt IT0014
8931 Jobrad Sachbezugswert BLP wird erfasst und steuerpflichtiger Anteil gwV wird berechnet IT0014
8932 Jobrad LST-freier-Anteil Lohnsteuerfreier Anteil gwV Maschinelle Berechnung
8933 Jobrad LSt fr.Ant Ust Kor Korrektur der Umsatzsteuer Maschinelle Berechnung
8934 Jobrad Entfernungskilometer PKW Entfernungskilometer werden erfasst und steuerpflichtiger Anteil wird berechnet IT0014

4. Abrechnungsschema

Die Berechnung der steuerpflichtigen Anteile und der Ausgleichsbeträge erfolgt im Bruttoteil der Abrechnung, direkt nach dem Einlesen des Infotypen 0014.

5. Beispiel

In diesem Beispiel least der Mitarbeiter Daniel Radler ein S-Pedelec mit einem Bruttolistenpreis von 3.000,00 € und einer monatlichen Leasingrate von 44,00 €. Er wohnt 10 km von seinem Arbeitsplatz entfernt.

Daraufhin werden im Infotyp 0014 folgende Daten erfasst:


Das System errechnet den LST-pflichtigen Anteil von 0,25 % des Bruttolistenpreises, in diesem Fall 7,50 €. Diese fließen mit in das Bruttogehalt und werden anschließend vom Nettogehalt wieder abgezogen.

Da es sich in diesem Fall um ein S-Pedelec handelt, müssen zusätzlich die Anfahrtskilometer versteuert werden. Die 10 Anfahrtskilometer werden mit dem geviertelten und auf volle Hundert gerundeten Bruttolistenpreis und 0,03 % multipliziert, sodass ein lohnsteuerpflichtiger Betrag in Höhe von 2,10 € anfällt. Dieser wird ebenfalls in das Bruttogehalt aufgenommen und anschließend vom Nettogehalt abgezogen.

Die Leasingrate wird dabei als Brutto-Einbehalt betrachtet.

Auf dem Formular sieht das Ergebnis wie folgt aus:

Im Buchungsbeleg erfolgt schließlich die USt-Berechnung auf Basis von 1% des BLP und damit 30,00 € in diesem Beispiel.

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