Anteilige Berechnung des Schwerbehindertenurlaubs in SAP SuccessFactors Time Off

In vielen Unternehmen gibt es Mitarbeitende mit einem Anspruch auf Schwerbehindertenurlaub. In Deutschland gilt: Hat ein Mitarbeitender einen Grad der Behinderung (GdB) von 50 oder höher, erhält er bei einer 5-Tage-Woche fünf zusätzliche Urlaubstage pro Jahr.

Die Berechnung und Abbildung des Schwerbehindertenurlaubs kann in SAP SuccessFactors Time Off grundsätzlich automatisiert erfolgen. Allerdings gibt es einen Sonderfall, den das System derzeit (Stand: August 2025) nicht automatisch berücksichtigt:

• Eine unterjährige Änderung des Behinderungsgrades.

Das Problem

Ein Beispiel:

• Mitarbeiter A arbeitet 5 Tage pro Woche.
• Am 01.01.XXXX beträgt sein GdB <50 (oder sogar 0) → kein Anspruch auf Schwerbehindertenurlaub.
• Zum 01.07.XXXX wird der GdB auf >50 (z. B. 60) erhöht → ab diesem Zeitpunkt Anspruch auf Zusatzurlaub.

Rein rechnerisch müsste der Mitarbeiter für die zweite Jahreshälfte 2,5 zusätzliche Urlaubstage erhalten.

Das System berücksichtigt diesen Fall jedoch nicht, da es immer nur prüft, ob der Anspruch am 01.01.XXXX (oder am Eintrittsdatum) besteht. Ist dort kein GdB ≥50 hinterlegt, wird kein Zusatzurlaub gewährt.

Zudem führt eine Änderung des Feldes „Degree of Challenge“ in der Global Info nicht zu einer Rekalkulation, da nur Änderungen in der Job Info automatisch eine Neuberechnung des Urlaubskontingents auslösen.

Die Lösungen

Lösung 1: Manuelle Korrektur

Die einfachste Möglichkeit: HR oder Zeitbeauftragte passen das Urlaubskontingent manuell an.
-> Vorteil: Schnell und unkompliziert.
-> Nachteil: Für große Unternehmen mit vielen Anspruchsberechtigten ist dies nicht skalierbar.

Lösung 2: Automatisierung über Business Rules

Für große Unternehmen ist eine prozessgesteuerte Lösung erforderlich. Diese lässt sich wie folgt umsetzen:

1. Accrual Business Rule anpassen

• • Die Regel wird so konfiguriert, dass sie anteilige Urlaubsansprüche berücksichtigt.
  • Beispiel: Bei Änderung des GdB am 01.07.XXXX wird automatisch ein halber Jahresanspruch (2,5 Tage) berechnet.

1. Felder in der Global Info nutzen bzw. erweitern

• • Zwei Felder werden eingeführt oder umbenannt:
    • Startdatum Behinderungsgrad
    • Enddatum Behinderungsgrad
  • Diese definieren den Zeitraum, in dem Anspruch auf Zusatzurlaub besteht.

1. Trigger in der Job Info

• • Zusätzlich wird in der Job Info ein Feld eingebaut, z. B. Rekalkulation.
  • Setzt HR dieses Feld auf „Ja“, wird eine automatische Neuberechnung des Urlaubs angestoßen.

Der Prozess in der Praxis

1. Mitarbeiter A meldet seine Änderung des GdB bei HR.
2. HR trägt in der Global Info den neuen Wert (z. B. von 40 auf 60) ein.
3. Zusätzlich werden die Felder Startdatum Behinderungsgrad (01.07.XXXX) und Enddatum Behinderungsgrad (31.12.XXXX) gepflegt.
4. HR setzt das Feld Rekalkulation in der Job Info auf „Ja“.
5. Das System berechnet den anteiligen Anspruch automatisch → Mitarbeiter A erhält 2,5 Urlaubstage.

-> Vorteil: HR muss keine manuelle Korrektur im Urlaubskontingent durchführen, sondern nur die ohnehin erforderliche Datenpflege im System vornehmen. Gleichzeitig ist der Prozess nachvollziehbar, transparent und revisionssicher. 

Fazit zur anteiligen Berechnung des Schwerbehindertenurlaubs in SAP SuccessFactors Time Off

Während eine manuelle Korrektur für kleine Unternehmen ausreichen mag, benötigen große Organisationen eine automatisierte Lösung. Durch die Kombination aus Business Rules, zusätzlichen Global-Info-Feldern und einem Trigger in der Job Info lässt sich der Schwerbehindertenurlaub auch bei unterjährigen Änderungen zuverlässig, korrekt und effizient berechnen.