Internationale HR-Digitalisierung: aconso E-Akte in SAP SuccessFactors
Gemeinsam mit Daiichi Sankyo haben wir bei LM Consulting die aconso E-Akte in SAP SuccessFactors integriert und erfolgreich produktiv gesetzt. Unsere Aufgabe bestand in der Konzeptentwicklung sowie im Integration Lead. Dabei entwickelten wir eine Lösung, die sich reibungslos in die HR-Systemlandschaft von Daiichi Sankyo integriert und zugleich eine Grundlage für internationale Rollouts bildet.
Von der Analyse zum Integrationskonzept
Zu Beginn des Projekts stand die Analyse der verfügbaren Schnittstellen sowie die Festlegung, welche Daten und Benutzergruppen übertragen werden sollen. Dabei mussten u. a. folgende Fragen geklärt werden:
- Wie gehen wir mit internen Mitarbeitern, externen Kräften, Beratern und HR-Rollen um?
- Wie werden Global Assignments korrekt abgebildet?
- Welche Ziel-Felder in aconso werden für welche Daten genutzt?
- Wo werden welche Dokumente gepflegt und welche sollen für die Übertragung relevant sein?
Personalisierung der Lösung
Ein zentrales Arbeitspaket war die Anpassung der Dokumentenlogik an die spezifischen Anforderungen. Dabei wurde sichergestellt, dass unterschiedliche Dokumententypen automatisch in die jeweils vorgesehenen Pfade abgelegt werden, um eine konsistente Struktur und schnelle Auffindbarkeit zu gewährleisten. Sonderfälle, wie Ausschreibungen im Textformat, wurden so aufbereitet, dass sie als PDF-Dokumente in Aconso verfügbar sind und wurden ebenfalls entsprechend in der Struktur abgelegt. Relevante Rollen wurden für die Übertragung identifiziert und entsprechend in aconso gepflegt.
Integrationsstrategie
Zu Beginn des Projekts entschieden wir uns bewusst für das Integration Center von SAP SuccessFactors, um die ersten Integrationen schnell und zuverlässig produktiv zu setzen. Mit zunehmender Komplexität erfolgte der Übergang auf die SAP Business Technology Platform, genauer auf die Integration Suite (CPI), um auch anspruchsvollere Integrationsszenarien effizient abzubilden.
Der Wechsel auf die Plattform ermöglichte es, bestehende Skripte aus früheren Integrationen wiederzuverwenden. Da diese bereits bekannt waren, konnten sie effizient gepflegt und länderübergreifend eingesetzt werden. Gleichzeitig bietet die Plattform ein flexibles Datenmapping, dass die Berücksichtigung unterschiedlicher Anforderungen und Datenmodelle einzelner Gesellschaften erleichtert. Ein weiterer Vorteil ist die zentrale Steuerung von Dokumentenpfaden und Sonderlogiken, wodurch Anpassungen nur einmal vorgenommen werden müssen und sofort für alle relevanten Integrationen wirksam sind. Auch das Wandeln in ein PDF-Format wäre mit dem Integration Center allein nicht möglich gewesen.
Auf dieser Basis entstand eine skalierbare Integrationslösung, die zukünftige Rollouts unterstützt und sich flexibel an neue Anforderungen und sich ändernde Bedürfnisse anpassen lässt.
Herausforderungen im Projekt
Die Verknüpfung von Candidate Application ID mit dem Employee Central Profil stellte eine zentrale Herausforderung dar, die durch eine eigene Matching-Logik gelöst wurde, sodass die Daten zuverlässig in die E-Akte überführt werden. Zudem lag nicht jede Information bereits in Form von Dokumenten vor, was bei der Implementierung und Aufbereitung berücksichtigt werden musste. Auch die umfangreiche Berechtigungslandschaft wurde zu Beginn auf die Kernrollen wie HR, Manager und Mitarbeiter reduziert und konnte anschließend schrittweise erweitert werden.
Zusammenarbeit
Das Projekt zeichnete sich durch eine konstruktive Zusammenarbeit zwischen Daiichi Sankyo, LM Consulting und aconso aus. Gemeinsame Analysen, offene Kommunikation und die enge Abstimmung zwischen allen Beteiligten waren wesentliche Faktoren für den erfolgreichen Projektverlauf.
Wir bei LM Consulting freuen uns, diese Integration begleitet zu haben. Das Projekt und seine Ergebnisse wurden bei den HR Frontrunners bei aconso vorgestellt. In einem gemeinsamen Vortrag mit Daiichi Sankyo gaben wir Einblicke in die Integration und die bisher gewonnenen Erfahrungen.
