Data Retention Management im SAP SuccessFactors Recruiting

Im Zuge der EU-DSGVO müssen Unternehmen rechtliche und geschäftliche Aspekte gegen die Anforderungen des Datenschutzes ablegen, um Daten zu löschen, wenn sie für den Geschäftszweck nicht mehr benötigt werden. Es ist interessant zu sehen, wie diese Anforderungen innerhalb von SAP SuccessFactors Recruiting mit DPCS 2.0 erfüllt werden können, angefangen mit der Datenschutzerklärung zum Start des Bewerbungsprozesses. Aber unter welchen Voraussetzungen wird, neben den technischen Einstellungen, eine Bewerbung und ein Kandidatenprofil letztlich anonymisiert? Wie ist das Verhalten von SAP SF Recruiting und wie funktioniert das Data Retention Management im SAP SuccessFactors Recruiting?

Die Antworten auf diese Fragen erfahren Sie in diesem Blogbeitrag!

Grundlegendes zum Data Retention Management im SAP SuccessFactors Recruiting

Wann gilt eine Bewerbung als inaktiv?

Eine inaktive Bewerbung ist eine „geschlossene“ Bewerbung, die in den Status „Withdrawn“ oder „Disqualified“ liegt. Bewerbungen werden nur anonymisiert, wenn der Job „Purge Inactive Applications“ eingeplant wurde.

Bewerbungen in den Status „Hired on other Requisition“ und „Requisition Closed“ gelten als aktive Bewerbungen. Wenn eine Anonymisierung zusätzlich in einer dieser beiden Status ausgeführt werden soll, muss dies unter Recruiting-Einstellungen verwalten separat aktiviert werden.

Welches Startdatum kann gewählt werden, um die Löschfrist für die Anonymisierung der Bewerbung zu triggern?

Es gibt 3 Möglichkeiten, wann das System das Startdatum für zu anonymisierende Bewerbungen berechnet.

Datum der letzten Änderung (jede Aktualisierung durch einen Kandidaten oder Recruiter, setzt die Uhr zurück; der Zeitstempel kann über einen Report generiert werden)
Datum der Verschiebung in einen Dispositionsstatus durch das System (empfohlen)
Datum der Schließung einer Stelle

Wann wird das Kandidatenprofil gelöscht?

Das Kandidatenprofil wird gelöscht, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

Einstellung des DRTM Inactive Candidate Profile Jobs
- Der Kandidat hat sich innerhalb eines vom Unternehmen definierten Zeitraumes nicht in seinem Kandidatenprofil angemeldet
- Der Kandidat hat die Datenschutzerklärung in einem definierten Zeitraum nicht akzeptiert
Beantragung der Löschung
- Das Kandidatenprofil wurde vom Kandidaten oder von einem Admin gelöscht

-> sollten noch aktive Bewerbungen existieren, werden diese vom System in den Status „Deleted on Demand by Candidate“ oder „Deleted on Demand by Admin“ geschoben. Die Daten werden markiert und mit dem nächsten Löschlauf anonymisiert

Zurückziehen der Datenschutzerklärung
- Der Kandidat oder ein Admin haben die Datenschutzerklärung zurückgezogen

-> sollten noch aktive Bewerbungen existieren, werden diese vom System in den Status „Declined DPCS“ geschoben. Die Daten werden markiert und mit dem nächsten Löschlauf anonymisiert

Einstellungen in Recruiting-Einstellungen verwalten
- Wenn der Punkt Kandidatenprofil nicht löschen, falls es für den Kandidaten Bewerbungen im System gibt nicht aktiviert ist (nicht empfohlen), wird das Kandidatenprofil nach Ablauf der definierten Löschfrist gelöscht, selbst wenn noch aktive Bewerbungen existieren. Das Kandidatenprofil wird demnach unabhängig vom Status der Bewerbung gelöscht.
- Wenn der Punkt Kandidatenprofil nicht löschen, falls es für den Kandidaten Bewerbungen im System gibt aktiviert ist (empfohlen), wird das Kandidatenprofil abhängig vom Status gelöscht, in der sich die Bewerbung des Kandidaten befindet:

Bewerbungsstatus	Kandidatenprofil
In Progress	Wird nicht gelöscht
Draft, Closed, Withdrawn, Disqualified	Wird gelöscht
Requisition closed	Wird gelöscht, wenn die Einstellung hierfür aktiviert wurde
Hired on other Requisition	Wird gelöscht, wenn die Einstellung hierfür aktiviert wurde

Wann wird eine Bewerbung gelöscht?

Die Löschung einer Bewerbung ist unter anderem abhängig vom Bewerbungs-Status, in dem sich ein Kandidat befindet. Bewerbungen, die in einem Status der Gruppe „Withdrawn“, „Disqualified“ oder in gewissen System-Status liegen, werden gelöscht.

Withdrawn-Status sind:
Deleted on Demand by Candidate
Deleted on Demand by Admin
Declined DPCS
Withdrawn by Candidate

Bewerbungen in den ersten drei genannten Status werden dabei über den RCM Entity Anonymization Job gelöscht. Die Löschung erfolgt dann in 1-60 Minuten. Bewerbungen im Status Withdrawn by Candidate werden mit der Löschfrist gelöscht, die im DRTM Job Application Objekt angegeben ist.

System-Status, in denen eine Löschung erfolgt, sind:
Requisition Closed (muss separat aktiviert werden, um die Löschung zu triggern)
Hired on Other Requisition (muss separat aktiviert werden, um die Löschung zu triggern)
Auto Disqualified.

Zur besseren Übersicht hier nochmal in tabellarischer Form dargestellt:

Status-Gruppe	Status Name	Verhalten
Withdrawn-Status	Deleted on Demand by Candidate	Das Profil wird gelöscht und die Bewerbung wird beim nächsten Entity Anonymization Job markiert
	Deleted in Demand by Admin	Das Profil wird gelöscht und die Bewerbung wird beim nächsten Entity Anonymization Job markiert
	Declined DPCS	Das Profil wird gelöscht und die Bewerbung wird beim nächsten Entity Anonymization Job markiert
	Withdrawn by Candidate	Die Bewerbungen werden von den DRTM Löschjobs für inaktive Anwendungen gemäß der Aufbewahrungsfrist bereinigt.
In Progress -Status	Jeder	Die Bewerbungen werden nicht anonymisiert
Forwarded Status	Forwarded	Die Bewerbungen werden nicht anonymisiert
Forwarded Status	Invited to Apply	Die Bewerbungen werden nicht anonymisiert
System Status	Default	Die Bewerbungen werden nicht anonymisiert
	Requisition Closed	Die Bewerbungen werden gelöscht, wenn die Einstellung hierfür aktiviert wurde
	Hired on Other Requisition	Die Bewerbungen werden gelöscht, wenn die Einstellung hierfür aktiviert wurde
	Auto Disqualified	Die Bewerbungen werden von den DRTM Löschjobs für inaktive Anwendungen gemäß der Aufbewahrungsfrist bereinigt.
Onboard-Status	Jeder	Die Bewerbungen werden von den DRTM Löschjobs für inaktive Anwendungen gemäß der Aufbewahrungsfrist bereinigt.
Disqualified	Jeder	Die Bewerbungen werden von den DRTM Löschjobs für inaktive Anwendungen gemäß der Aufbewahrungsfrist bereinigt.

Was passiert, wenn das Kandidatenprofil gelöscht wurde und die Bewerbung in einem Disqualified-Status ist?

Wenn dies der Fall ist, wird das Kandidatenprofil innerhalb von 1-60 Minuten anonymisiert und die Bewerbung zur Anonymisierung markiert. Die Bewerbung bleibt allerdings bis zum Ablauf der Löschfrist vorhanden und wird nicht anonymisiert. Dies hat einen rechtlichen Hintergrund und ist erwartetes Systemverhalten.

Welche Möglichkeiten gibt es, wenn der Kandidat umgehend keine Bewerbungsdaten und Profildaten mehr im System haben möchte?

Wenn ein Kandidat darauf besteht, sowohl die Bewerbung als auch das Profil umgehend gelöscht haben zu wollen, können Sie einen Workaround gehen, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: Die Bewerbung ist in einem Disqualified-Status und das Kandidatenprofil ist noch nicht anonymisiert. Schieben Sie den Kandidaten wieder in einen In-Progress-Status. Stellen Sie sicher, dass keine automatische E-Mail an den Kandidaten oder das Recruiting Team ausgelöst wird. Es kann auch ein Dummy Status für so einen Fall angelegt werden. Nach Verschieben der Bewerbung kann das Kandidatenprofil über die Funktion Kandidaten löschen gelöscht werden und sowohl das Profil als auch die Bewerbung werden mit dem nächsten RCM Entity Anonymization Job gelöscht.

Manuell hinzugefügte Bewerbungen und nicht akzeptierte Datenschutzerklärung

Wird ein Kandidat manuell hinzugefügt und hat bis Ablauf der vom Unternehmen definierten Zeit die Datenschutzerklärung noch nicht bestätigt, werden Bewerbungen, die im Status „Weitergeleitet“, „Zur Bewerbungen eingeladen“ oder anderen In-Progress-Status sind, nicht gelöscht. Dies hat zur Folge, dass die Bewerbung ewig im System hängt. Die Bewerbung lässt sich danach nur noch mit einem Ticket an die SAP löschen.

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