Automatisches Update der Organisationsstruktur in Stellenanforderungen

Ausgangssituation

Wenn Unternehmen viel Traffic innerhalb ihrer offenen Stellenanforderungen haben, können manuelle Anpassungen mit der Zeit ganz schön lästig sein. Je nachdem, wie oft Anpassungen erfolgen müssen und wie hoch das Volumen von Stellen ist, die Recruiter:innen betreuen müssen, kann ein ziemlich hoher manueller Aufwand dahinterstecken, der viel Zeit beansprucht. Aber das muss nicht sein.

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen zeigen, wie automatisierte Anpassungen an Stellenanforderungen möglich sind. Dies möchten wir am Bespiel der Organisationsstruktur (Business Unit, Division, Department) verdeutlichen. Bei Erstellung einer Stellenanforderung wird oft die Organisationsstruktur von demjenigen vorbefüllt, der die Stelle anlegt. Es gibt aber auch Fälle, in denen die Organisationsdaten gezogen werden sollen, wo die Stelle dann letzten Endes besetzt wird. Im weiteren Verlauf wird sich auf ersteres bezogen.

Wir haben also folgende Ausgangssituation:

Der Hiring Manager erstellt eine Stellenanforderung und dessen organisatorischen Informationen werden automatisch in der Anforderung vorbefüllt. Die Stelle ist bereits genehmigt und ausgeschrieben. Zum nächsten Monatswechsel gibt es eine Anpassung in der Organisationstruktur des Unternehmens und der Hiring Manager sitzt organisatorisch jetzt in einem anderen Bereich.

Wenn die Thematik jetzt größer gedacht wird und es Unternehmen gibt, in denen die Recruiter:innen sehr viele Suchaufträge zu betreuen haben, würde dies eine regelmäßige manuelle Anpassung der Stellen bedeuten, um die Daten auch fachlich korrekt in der Stellenanforderung zu hinterlegen.

Mithilfe eines custom MDF-Objektes und einer täglich/ wöchentlich/ monatlich geplanten Integration lassen sich hier manuelle Aufwände umgehen und Stellen automatisiert updaten.

Technische Umsetzung

Hierzu kann zum einen die Business Unit anhand der darunterliegenden Division verglichen und upgedatet werden. Einfacher gesagt: Ist die Business Unit, die in der Stellenanforderung hinterlegt ist, die gleiche, die der darunterliegenden Division in der Stellenanforderung zugeordnet ist? Falls nein, dann setzte die Business Unit das Feld der Stellenanforderung, die der darunterliegenden Division zugeordnet ist.

Nach gleicher Logik kann auch die Division automatisch upgedatet werden, anhand des darunter liegenden Departments.

Mit einem Calculated Filter lassen sich die Stellen rausfiltern, die keine Abweichungen aufweisen.

Abbildung 1: Filter and Sort

Abbildung 2: Calculated Filter Übersicht

Abbildung 3: BusinesUnit.externalCode links

Abbildung 4: BusinesUnit.externalCode rechts

Durch ein einfaches Mapping der Organisationsobjekte lässt sich dann die gewünschte Änderung hervorrufen.

Abbildung 5: Configure Fields – Mapping

Fazit

Bei einer regelmäßigen Einplanung der Integration nach Bedarf kann so die Stellenanforderung anhand der Organisationsobjekte automatisch aktualisiert werden und der operative Aufwand der Recruiter:innen verringert werden.

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