PM: ECP-Implementierungsprojekte im Mittelstand

Im folgenden Artikel sollen die wichtigsten Aspekte bei der Implementierung von SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) für mittelständische Unternehmen beleuchtet werden. Die Einführung einer cloudbasierten Payroll-Lösung erfordert eine sorgfältige Planung und strukturiertes Vorgehen. Anhand der bewährten Implementierungsmethode von LM Consulting werden die wichtigsten Schritte und Erfolgsfaktoren aufgezeigt.

Mobilisierung

Stakeholder-Identifikation: Die frühzeitige Einbindung aller relevanten Stakeholder ist für mittelständische Unternehmen besonders wichtig. Identifizieren Sie Schlüsselpersonen aus den Bereichen HR, Payroll, IT und Finanzen und berücksichtigen Sie auch Arbeitnehmervertretungen und eventuell externe Dienstleister wie Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer.

Projektplanung und Workshop-Terminierung: Erstellen Sie einen detaillierten Projektplan mit realistischen Meilensteinen. Berücksichtigen Sie dabei die oft begrenzten Ressourcen im Mittelstand und planen Sie Workshops (idealerweise bereits im Kick-Off) so, dass sie den operativen Betrieb möglichst wenig beeinträchtigen.

Definition der Projektziele und Designprinzipien: Legen Sie klare, messbare Projektziele fest. Typische Ziele für ECP-Implementierungen im Mittelstand sind:

• Standardisierung und Automatisierung von Payroll-Prozessen
• Verbesserung der Datenqualität und -konsistenz
• Reduzierung manueller Eingriffe und Fehlerquoten
• Erhöhung der Compliance und Transparenz

Definition der Anforderungen und Aufgaben der HR-IT: Analysieren Sie die bestehenden HR- und Payroll-Prozesse und definieren Sie klar, welche Aufgaben künftig von der HR-IT übernommen werden sollen.

Design

In der Designphase geht es um die Anpassung der Standardfunktionen von ECP an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens.

Initiale Systemimplementierung: Beginnen Sie mit der Implementierung der Standardfunktionen von ECP. Nutzen Sie dabei gerne die vorkonfigurierte und auf Employee Central abgestimmte Lösung von LM Consulting als Ausgangspunkt, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

Design von kundenspezifischen Anforderungen: Identifizieren Sie die Bereiche, in denen Anpassungen notwendig sind. Typische Anpassungen im Mittelstand betreffen oft:

• Spezielle Vergütungsmodelle oder Zulagen
• Branchenspezifische Abrechnungsregeln
• Integration mit bestehenden HR-Systemen oder Zeiterfassung

Umsetzen des Designs: Konfigurieren Sie das System entsprechend den definierten Anforderungen. Achten Sie darauf, so nah wie möglich am Standard zu bleiben, um zukünftige Updates und Wartung zu erleichtern.

Konzeption der Schnittstellen: Planen Sie sorgfältig die Integration mit anderen Systemen. Häufige Schnittstellen im Mittelstand sind:

• Employee Central als Stammdaten- und Organisationsmanagementsystem
• Employee Central Time als Zeitwirtschaftssystem
• Finanzbuchhaltung
• Sozialversicherungsträger und Finanzämter

Build

In der Build-Phase wird die konfigurierte Lösung intensiv getestet und bei Bedarf angepasst.

Erstellung der Testskripte: Entwickeln Sie detaillierte Testszenarien, die alle kritischen Geschäftsprozesse abdecken. Berücksichtigen Sie dabei besonders die mittelstandsspezifischen Anforderungen und Sonderfälle.

Iterations-Kick-Off: Starten Sie die Testphase mit einem Kick-Off Meeting, um alle Beteiligten über den Ablauf und ihre Aufgaben zu informieren.

Test der Lösung: Führen Sie umfangreiche Tests durch, einschließlich:

• Funktionale Tests der Payroll-Berechnungen
• Integrationstests mit angebundenen Systemen
• Performance-Tests, besonders wichtig bei Lohnläufen
• Sicherheits- und Berechtigungstests

Konsolidierung der Testergebnisse und Konfiguration: Analysieren Sie die Testergebnisse, nehmen Sie notwendige Anpassungen vor und dokumentieren Sie alle Änderungen.

Implementierung der Schnittstellen: Testen und optimieren Sie alle Schnittstellen zu externen Systemen. Achten Sie besonders auf die Datenqualität und -konsistenz.

Definition der Supportorganisation und Governance-Strukturen: Legen Sie fest, wie der Support nach Go-Live organisiert sein wird. Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten und Eskalationswege.

UAT

Die User Acceptance Tests (UAT) sind der letzte Schritt vor dem Go-Live und besonders kritisch für den Projekterfolg.

Datenmigration und Schnittstellentest: Führen Sie eine Testmigration mit Echtdaten durch und prüfen Sie alle Schnittstellen unter realistischen Bedingungen.

Finale Prozess- und Konfigurationsabnahme: Lassen Sie die Fachabteilungen alle relevanten Geschäftsprozesse und Konfigurationen final abnehmen.

Abschluss der Transition-Planung: Finalisieren Sie den Plan für den Übergang vom alten zum neuen System. Berücksichtigen Sie dabei besonders kritische Zeitpunkte wie Monats- oder Jahresabschlüsse.

Parallelabrechnungen: Führen Sie Parallelabrechnungen zwischen dem alten und neuen System durch, um die Korrektheit der Berechnungen sicherzustellen.

Bereitstellung

Die Bereitstellungsphase bereitet das Unternehmen auf den produktiven Einsatz von ECP vor.

Trainingsplanung und Durchführung: Schulen Sie alle relevanten Mitarbeiter im Umgang mit ECP. Berücksichtigen Sie dabei verschiedene Nutzergruppen wie HR-Mitarbeiter, Abrechner oder Mitarbeiter, deren Zugriff auf die Gehaltsabrechnung sich voraussichtlich ändern wird.

Kommunikationsplanung: Entwickeln Sie einen klaren Kommunikationsplan, um alle Mitarbeitenden über die bevorstehenden Änderungen zu informieren.

Vorbereitung des Live-Systems: Richten Sie das Produktivsystem ein und führen Sie abschließende Überprüfungen durch. Planung und Umsetzung der Transition: Setzen Sie den Transitionsplan um. Achten Sie besonders auf die Übernahme offener Posten und die Sicherstellung der Datenintegrität.

Datenmigration (Produktion): Führen Sie die finale Datenmigration durch und validieren Sie die Ergebnisse sorgfältig.

Go-Live: Schalten Sie das System produktiv und stellen Sie in den ersten Tagen erhöhte Support-Kapazitäten bereit.

Support

Nach dem Go-Live beginnt die wichtige Phase des produktiven Betriebs und der kontinuierlichen Verbesserung.

Übergang in die Supportorganisation: Übergeben Sie das System an die definierte Supportorganisation. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Kenntnisse und Dokumentationen vorhanden sind.

„Lessons Learned“ Workshop: Führen Sie einen Workshop durch, um Erfahrungen aus dem Projekt zu sammeln und für zukünftige Projekte zu nutzen.

Release Management: Etablieren Sie einen Prozess für das Management von ECP-Updates. Berücksichtigen Sie dabei die regelmäßigen Releases von SAP.

Innovations- und Zukunftsdesign: Planen Sie, wie Sie die Möglichkeiten von ECP in Zukunft noch besser nutzen können.

Fazit

Die Implementierung von SAP SuccessFactors Employee Central Payroll ist für mittelständische Unternehmen eine gute Chance, Ihre HR- und Payroll-Prozesse zu modernisieren und zu optimieren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt in einer sorgfältigen Planung, der Einbindung aller relevanten Stakeholder und einem strukturierten Vorgehen entlang der beschriebenen Phasen. Besonders wichtig sind dabei die Anpassungen an die spezifischen Anforderungen des Mittelstands, eine gründliche Testphase und die Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs in den produktiven Betrieb. Mit der richtigen Vorbereitung und Durchführung kann ECP zu einem wertvollen Werkzeug für effizientes und zukunftssicheres HR-Management im Mittelstand werden.

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Gleitzeitkonto in SAP SuccessFactors: Nutzung und Funktionen

Ein Gleitzeitkonto in SAP SuccessFactors Time Management ermöglicht es Unternehmen, flexible Arbeitszeiten effizient zu verwalten und dabei den individuellen Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter gerecht zu werden.

In diesem Leitfaden wird der Prozess der grundlegenden Nutzung und Einrichtung eines Gleitzeitkontos in SAP SuccessFactors Time Management beschrieben.

Nutzung:

Das Gleitzeitkonto in SAP SuccessFactors Time Management bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten und Überstunden oder Fehlzeiten auf einem persönlichen Konto zu verwalten. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeiten innerhalb eines definierten Rahmens selbst bestimmen und dabei ihre Anwesenheitszeiten flexibel anpassen. Hier ist eine Beschreibung, wie das Gleitzeitkonto genutzt werden kann:

1. Erfassen der Arbeitszeit: Mitarbeitende stempeln ihre Arbeitszeiten über das System – entweder manuell oder automatisch – ein und aus. Diese Zeiten werden dann in das Gleitzeitkonto übertragen.
2. Verwalten von Überstunden und Fehlzeiten: Überstunden werden automatisch dem Gleitzeitkonto gutgeschrieben und können später als Freizeitausgleich genutzt werden. Fehlzeiten können ebenfalls flexibel kompensiert werden, indem Stunden vom Gleitzeitkonto abgezogen werden.

Zusätzlich können dem Konto manuell Stunden (beispielsweise durch den Zeitadministrator) gutgeschrieben werden.

3. Einsehen des Kontostands: Mitarbeitende können jederzeit ihren aktuellen Kontostand in SAP SuccessFactors einsehen.
Dies umfasst die erfassten Arbeitszeiten, die aufgelaufenen Überstunden und eventuelle Abzüge durch Fehlzeiten.

2. Nutzung des Gleitzeitguthabens: Die Mitarbeitenden können entscheiden, wann und wie sie das angesammelte Gleitzeitguthaben nutzen,
beispielsweise durch die Planung eines früheren Feierabends oder eines zusätzlichen freien Tages.

3. Automatische Anpassung und Verwaltung: Das System passt das Gleitzeitkonto automatisch an die erfassten Zeiten an
und berücksichtigt dabei die unternehmensspezifischen Regelungen, wie beispielsweise Maximalgrenzen hinsichtlich Negativstunden.

Durch die Nutzung des Gleitzeitkontos in SAP SuccessFactors wird sowohl den Mitarbeitenden als auch den Managern eine transparente und effiziente Verwaltung der Arbeitszeiten ermöglicht, die den Anforderungen moderner, flexibler Arbeitsmodelle gerecht wird.

Grundlegende Konfiguration:

Für ein Gleitzeitkonto wird grundsätzlich ein Time Profile sowie ein Time Account Type benötigt, welcher dem jeweiligen Time Type zugeordnet wird.

Der Time Account Type wird dann im Time Profile in der Sektion „Time Account Type for Working Time Account” hinterlegt:

Wichtig hierbei ist, dass der Time Type, der für die Erfassung der Arbeitszeit vorgesehen ist, und der Time Type für die Gleitzeit im Time Profile zugeordnet werden.

Damit das Gleitzeitkonto auch für den gewünschten Time Type erstellt wird, weisen wir nun dem Time Type „Flextime“ einen Time Account Type hinzu.

Im Time Account Type können wir dann einzelne Einstellungen vornehmen, wie sich das Gleitzeitkonto verhalten soll. Beispielsweise wird hier das maximale Negativkontingent (Feld: Balance Cannot Fall Below) festgelegt.

Nach Erstellung der notwendigen Objekte lassen wir als finalen Schritt die Erstellung der Time Account Types über die Funktion „Manage Time Off Calendars“ laufen.

Über den Button „New Calendar“ erstellen wir hier die Zeitkonten mit der Funktion „Account Creation“

Info:

Das Start- und Enddatum definiert den Zeitraum, welche Mitarbeitenden von dieser Erstellung betroffen sind. Sofern der Zeitraum 01.08.2024 – 31.08.2024 ausgewählt ist, werden nur Mitarbeitende ausgewählt, die einen aktiven Status in diesem Zeitraum haben. Man kann die Erstellung zunächst simulieren, um zu prüfen, welche Mitarbeitenden von der Erstellung betroffen sind. Die Auswertung wird dann an die in SuccessFactors hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet.

Das Gleitzeitkonto in SAP SuccessFactors Time Management bietet eine flexible und effiziente Lösung zur Arbeitszeitverwaltung. Es erleichtert Unternehmen die präzise Erfassung von Arbeitszeiten und passt sich dank seiner Konfigurationsmöglichkeiten an verschiedene Arbeitszeitmodelle an. Durch die nahtlose Integration in das SAP-Ökosystem wird die Benutzerfreundlichkeit erhöht, was sowohl die Mitarbeitenden zufriedenstellt als auch die betriebliche Effizienz steigert.

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Entwicklung von Integrationen – SAP Cloud Plattform Integration [Pt. 2: Service Keys in der SAP Business Technology Platform]

Dieser Blogbeitrag wurde als 2. Teil einer Serie veröffentlicht. Im vorherigen Beitrag, haben Sie erfahren, was Integration Flows sind und wie man sie nutzt. Den Beitrag finden Sie hier.

Service Keys in der SAP Business Technology Platform

In der SAP Business Technology Platform (BTP) spielen Integrationen eine entscheidende Rolle für viele Unternehmen. Diese werden genutzt, um Systeme zu verknüpfen, Prozesse zu optimieren und Daten effizient auszutauschen und zu verwalten.
Service Keys bieten hier eine gute Möglichkeit, um sich sicher bei Integrationen und deren Endpunkten authentifizieren zu können. In diesem Blogartikel wird erklärt, was Service Keys sind und wie sie erstellt und verwendet werden können.

Was sind Service Keys?

Service Keys sind kryptografische Schlüssel, die für die Authentifizierung und Autorisierung von Anwendungen oder Nutzern in der SAP BTP verwendet werden, um sich an Endpunkten von Integrationen anzumelden. Sie dienen als Zugangsdaten, die es den Diensten oder Personen ermöglichen sich zu verbinden und bieten eine nahtlose und sichere Kommunikation zwischen verschiedenen Komponenten innerhalb der Plattform.

Warum Service Keys?

• Sicherheit: Service Keys ermöglichen eine sichere Authentifizierung und Autorisierung zwischen den Diensten, wodurch Sicherheitslücken minimiert werden.
• Automatisierung: Durch die Verwendung von Service Keys können Integrationen automatisiert werden, da keine manuelle Benutzerinteraktion erforderlich ist.
• Skalierbarkeit: Service Keys ermöglichen einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Komponenten, was die Skalierbarkeit von Anwendungen und Diensten in der SAP BTP erleichtert.

Erstellung und Verwendung von Service Keys

Service Keys können in der SAP BTP erstellt werden. Entwickler können Service Keys über das SAP Cloud Cockpit oder die SAP BTP CLI erstellen. Nach der Erstellung werden die Service Keys in einem sicheren Speicherort wie einem Key Vault gespeichert, von dem autorisierte Anwendungen oder Nutzer sie abrufen können, um sich erfolgreich an den Endpunkten von Integrationen anzumelden und auf die benötigten Ressourcen zuzugreifen. Am Ende des Blog Artikels sehen Sie ein Beispiel für die genauen Schritte zur Einrichtung von Service Keys und deren Anwendung mithilfe des SAP Cloud Cockpits.

Beispiel – Erstellung der CPI Keys

Einloggen im BTP Cockpit

Öffnen Sie das SAP BTP Cockpit und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an. Wählen Sie Ihren Subaccount aus der Liste der verfügbaren Subaccounts.

Environment auswählen

Im Subaccount-Dashboard navigieren Sie zu Ihrem gewünschten Environment.

Navigieren zu Services und Instanzen

Im linken Menü wählen Sie den Punkt „Services“ aus. Wechseln Sie dann zu „Instanzen“ und wählen Sie den gewünschte „Space“ aus, in dem Sie arbeiten möchten.

Erstellen eines neuen Service Keys

Klicken Sie auf den Button „Create“, um einen neuen Service Key zu erstellen.
Es öffnet sich ein Fenster zur Eingabe der Details des neuen Service Keys.

Details des neuen Service Keys eingeben

Geben Sie einen Namen und, falls notwendig, weitere Informationen für den Service Key ein.
Nach der Eingabe aller erforderlichen Informationen, klicken Sie erneut auf „Create“.

Nach dem Klick auf „Create“ wird der Service Key erstellt.

Anzeigen der Service Key Daten

Nach dem Erstellen des Service Keys können Sie auf den Titel des Service Keys klicken, um die Details anzuzeigen.

Die angezeigten Daten beinhalten wichtige Informationen wie clientid und clientsecret.

Die clientid dient als Benutzername und das clientsecret als Passwort für die Authentifizierung.

Beispiel – Verwenden der Service Keys:

Im Anschluss können die Service Keys verwendet werden, um sich am Endpunkt zu authentifizieren.

Folgender IFlow wurde für den Test der Authentifizierung verwendet. Bei Aufrufen des Endpunkts gibt die Integration lediglich einen Text zurück.
Für mehr Informationen zu Integrations Flows, sehen Sie unter Part 1 der Artikelserie nach (http://lmconsulting.de/successfactors-business-transformation/)

Einrichtung der Authentifizierung

Bei Aufrufen des Endpunkts kann Basic Authentication als Authentifizierungsmethode festgelegt werden.

Verwenden Sie clientid als Benutzernamen und clientsecret als Passwort in Ihrem beliebigen Test-Tool für Endpunkte. Für dieses Beispiel nutzen wir das Tool Postman, um den Cloud Integration und Punkt anzusprechen.

Senden der Authentifizierungsanfrage

Geben Sie die URL des Endpunkts in das URL-Feld ein.

Klicken Sie auf „Send“, um die Anfrage abzuschicken.

Wenn die Authentifizierung erfolgreich ist, antwortet die CPI und zeigt eine entsprechende Bestätigung an.

Fehlerhafte Authentifizierung

Sollte die Authentifizierung fehlschlagen, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Diese würde dann wie folgt aussehen: „Code 401 – Unauthorized“

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Entwicken von SuccessFactors Integrationen – SAP Cloud Platform Integration

Integrationen in Bezug auf SuccessFactors entwickeln

In SuccessFactors bestehen verschiedene Varianten, um Integrationen zu entwickeln. Benötigt man nur simple Logik und Datenstrukturen, lassen sich die Integrationen auch mit den direkt in SuccessFactors integrierten Tools umsetzen. Werden die Anforderungen komplexer benötigt man eine Middleware, welche die komplexeren Lösungsstrukturen umsetzen kann. Hier bietet sich die SAP Business Transformation Platform, speziell ihr Teilbereich, die Cloud Platform Integration an. Diese bietet nicht nur die Möglichkeit die Lösungen umzusetzen, sondern stellt auch Tools bereit, mit deren Hilfe auch Personen ohne vorherige Programmiererfahrung lauffähige Integrationen erstellen und konfigurieren können. Die Cloud Platform Integration Suite kann auch mit anderen Systemen als SAP SuccessFactors arbeiten, dieser Blogartikel behandelt jedoch die Nutzungsmöglichkeiten im Zusammenspiel mit SAP SuccessFactors.

Integration Flows – was ist das?

Zur Abbildung einer Integration oder deren Teilstücke verwendet die Cloud Platform Integration sogenannte Integration Flows. Integration Flows sind Sammlungen und Abfolgen von Logiken, mit deren Hilfe Anfragen registriert und Daten verarbeitet werden können. Integration Flows können von der SAP vorgefertigt für bestimmte Einsatzzwecke importiert werden, angepasst werden, oder von Grund auf vom Entwickler erstellt werden. Je nach Anpassungsgrad kann die effizienteste Methode gewählt werden.

SuccessFactors Integrationen als Flow am Beispiel

Im folgenden Bild wird ein Beispiel für einen von Grund auf erstellten Integration Flow gezeigt. Dieses Beispiel zeigt das Empfangen einer Https-Anfrage, woraufhin ein Abholen der Daten aus einem bestehenden SuccessFactors System ausgelöst wird und anschließend der Inhalt an einem Service Endpoint bereitgestellt wird. An diesem Service Endpoint können sich nun berechtigte Nutzer authentifizieren, um die Daten abzuholen.

Integration Flow – Toolbox

Um komplexere Logiken und Verarbeitungsschritte zu ermöglichen, können zahlreiche konfigurierbare Werkzeuge aus der SAP Toolbox benutzt werden. Diese können per Auswahl in die Verarbeitungspipeline eingesetzt werden:

Die Bandbreite der Tools erstreckt sich über Converter, zu Decodern, Encodern, Filter, Routing Optionen, Mappings, Verschlüsselungen, Signing-Tools und Datenbank-Operationen.

Reicht die Bandbreite der Tools noch nicht um die Komplexität der Integration abbilden zu können, steht für programmierfähige Entwickler die Möglichkeit bereit, JavaScript- oder Groovy-Skripte einzubinden.

Dieser Blogbeitrag wird als Anfang einer Serie veröffentlicht. Im nächsten Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Authentifizierung am Service Endpoint einrichten können.