SAP SuccessFactors als führendes HR-System – Vergleich mit SAP HCM

Aufgrund der digitalen Transformation hat sich das Personalwesen grundlegend verändert.

Dadurch stehen Unternehmen heute vor der großen Herausforderung ihre HR-Prozesse effizient, flexibel und zukunftssicher zu gestalten.

Um dies gewährleisten zu können stehen im SAP-Umfeld zwei zentrale Lösungen im Fokus:

• SAP HCM (Human Capital Management)
• SAP SuccessFactors

SAP HCM war lange Zeit der Standard in der klassischen On-Premise-Welt und bietet hohe Datenkontrolle.

Parallel dazu entwickelt sich SAP SuccessFactors zunehmend weiter und gilt als führendes, flexibles und modernes HR-System in der cloudbasierten Welt.

Dadurch stellen sich die Fragen, worin eigentlich die Unterschiede liegen und warum die Unternehmen immer mehr auf SAP SuccessFactors setzen.

Um diese Fragen beantworten zu können, benötigt man wie folgt einen Überblick der beiden Systeme:

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SAP HCM:

• Das SAP HCM System ist ein traditionelles On-Premise HR-System, welches Kernprozesse wie z.B. Personaladministration, Entgeltabrechnung und Zeitwirtschaft zuverlässig abdeckt.
• SAP HCM wird seit Jahrzehnten als stabile Basis der HR-IT von vielen Unternehmen genutzt.

SAP SuccessFactors:

• SAP SuccessFactors hingegen wurde speziell für moderne Anforderungen als Cloud-Lösung entwickelt.
• Es bietet neben den klassischen HR-Funktionen auch innovative Tools für zukunftsorientierte, sicherheitsorientierte und flexible Unternehmen.

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Technische Unterschiede:

Der größte Unterschied zwischen den beiden Systemen liegt in der Architektur.

Das SAP HCM ist ein On-Premise-System, welches starke individuelle Anpassungen ermöglicht.

Jedoch wird es dadurch auch deutlich wartungsintensiver.

Das SAP SuccessFactors ist eine cloudbasierte Lösung mit regelmäßigen Updates seitens SAP.

Dadurch ist der allgemeine Wartungsaufwand deutlich geringer.

Aufgrund der vorhandenen Cloud-Technologie profitieren Unternehmen, welche SAP SuccessFactors nutzen, von automatischen Updates und den daraus resultierenden neuen Funktionen, welche ohne aufwendige Implementierungsprojekte nutzbar sind.

Im Gegensatz dazu erfordert das SAP HCM manuelle Upgrades, welche meist sehr umfassende Tests benötigen.

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Funktionsumfang und Innovation:

SAP HCM ist stark auf administrative Prozesse ausgerichtet, während SAP SuccessFactors einen deutlich erweiterten Funktionsumfang bietet wie z. B.:

• Employee Experience und Feedback-Tools (Erfahrungen, Eindrücke und Emotionen der Mitarbeiter)
• People Analytics (datengestützte Analyse von Mitarbeiterdaten)
• Learning & Development
• Talentmanagement (Recruiting, Performance, Nachfolgeplanung)

SAP SuccessFactors verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz welcher besagt, dass Mitarbeitende im Mittelpunkt stehen und nicht nur die Prozesse. Es gibt moderne Features wie z.B. eine KI-gestützte Empfehlung oder ein kontinuierliches Feedback, welche eine agile Unternehmenskultur unterstützen.

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Benutzerfreundlichkeit:

Ein weiterer Faktor welcher nicht zu unterschätzen ist, ist die User Experience.

• Als funktional und weniger intuitiv gilt SAP HCM
• SuccessFactors überzeugt hingegen mit einer modernen, webbasierten Oberfläche, welche ebenso intuitiv aufgebaut ist.

Die einfache Bedienbarkeit ist gerade für Mitarbeitende und Führungskräfte ohne HR-Hintergrundwissen ein klarer Vorteil.

Zudem steigern die mobilen Nutzungsmöglichkeiten die Attraktivität von SuccessFactors.

Zukunftssicherheit:

Aufgrund der klaren Kommunikation seitens SAP, wird die Zukunft im Cloud-Bereich liegen.

SuccessFactors wird kontinuierlich weiterentwickelt und ist ein zentraler Bestandteil der SAP-Strategie.

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Hingegen gilt für SAP HCM:

• Langfristig wird es eine Einschränkung der Wartung geben
• Es besteht ein klarer Fokus auf die Integration in neue Cloud-Lösungen

Wenn Unternehmen zum derzeitigen Zeitpunkt in ihre HR-Systemlandschaft investieren, sollten sie daher die langfristigen Perspektiven berücksichtigen.

Integration und Erweiterbarkeit:

Aufgrund des Systemaufbaus von SAP SuccessFactors lässt es sich nahtlos in andere Cloud-Lösungen integrieren.

Durch die Anbindungsmöglichkeit diverser APIs und standardisierten Schnittstellen ermöglicht es eine flexible Systemlandschaft.

SAP HCM bietet im Gegenzug ebenfalls Integrationsmöglichkeiten, diese sind jedoch häufig komplexer und weniger flexibel.

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Fazit:

Als führendes HR-System etabliert sich SAP SuccessFactors zunehmend. Besonders interessant ist dieses für Unternehmen die auf Innovation, Flexibilität und Zukunftssicherheit setzen. Aufgrund dessen stellt sich für viele Unternehmen daher nicht die Frage ob, sondern wann der Wechsel in das Cloud-System erfolgen soll. SuccessFactors bietet hierfür eine leistungsstarke und zukunftsorientierte Plattform, welche aufgrund ihrer Flexibilität weit über klassische HR-Funktionalitäten hinausgeht.

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Zeitwirtschaft im EC Payroll Kontext

Nutzung des RPTIME00 ist in einer EC Payroll Umgebung möglich!

Employee Central Payroll (ECP) ist die SAP-basierte Payroll-Lösung innerhalb der SAP SuccessFactors Suite. Sie kombiniert die Stärken von SAP HCM Payroll mit der Cloud-Plattform von SuccessFactors. Die Technologie der Payroll ist dabei weitgehend die altbekannte.

Der Knackpunkt war in der Vergangenheit häufig, dass die Zeitwirtschaft nicht in dem oben genannten Szenario genutzt werden durfte.

Employee Central Payroll – Überblick

• Datenfluss: Stamm- und Bewegungsdaten (z. B. Eintritte, Gehaltsänderungen) werden aus SuccessFactors EC über die Replikation in die EC Payroll übertragen
• Abrechnungslogik: Basiert auf dem klassischen SAP-Payroll-Schema (z B RPCALCD0/ D000 für Deutschland), inklusive aller gesetzlichen Anforderungen wie Steuer, SV, etc.
• Betrieb: Gehostet in der SAP-Cloud
• Läuft üblicherweise täglich oder vor dem Abrechnungslauf
• Regulatorische Compliance: Länderspezifische Rechtspakete (Legal Change Packages) werden regelmäßig eingespielt. Updates folgen dem aus der on premise Welt bekannten Patch Zyklus

RPTIME00 ist ein ABAP-Reportprogramm, das für die Zeitauswertung (Time Evaluation) genutzt wird – Überblick• Aufruf des Zeitauswertungsschemas (z.B. TM00 für Deutschland) zur Berechnung von Zeitsalden, Überstunden, Zeitlohnarten etc.

• Aufruf des Zeitauswertungsschemas (z. B. TM00 für Deutschland) zur Berechnung
  von Zeitsalden, Überstunden, Zeitlohnarten etc.
• Verarbeitung von Zeitdaten aus den Infotypen 2002 (Zeiterfassung), 2001 (Abwesenheiten) etc.
• Befüllung der Zeitkonten (Cluster B2) als Grundlage für die Entgeltabrechnung
• Wird per Transaktion PT60 aufgerufen (oder direkt als Report)
• Läuft üblicherweise täglich oder vor dem Abrechnungslauf
• Verbindung zur Abrechnung: Nach erfolgreicher Zeitauswertung stehen Zeitergebnisse (z. B. Stundenlohngrundlagen, Überstundenzuschläge) über Lohnarten in der Payroll zur Verfügung.

Ursprünglich war die Nutzung des RPTIME00 nicht für EC Payroll Umgebungen vorgesehen. Dies ist nun anders. Die Details entnehmen Sie bitte der folgenden SAP Dokumentation: https://help.sap.com/docs/successfactors-employee-central-payroll/employee-central-payroll-product-description/time-management?version=2511&locale=de-DE

Weiterhin nicht „nutzbar“ sind die folgenden Funktionalitäten im EC Payroll Deployment Modell:

• Es ist nicht möglich, das API Employee Central CompoundEmployee zum Replizieren von Mitarbeiterzeitdaten zu verwenden. Sie können keine MDF-Objekte für Bewegungsdaten registrieren
• Kein Manager Self-Service (MSS) in Employee Central Payroll
• Kein Employee Self-Service (ESS) in Employee Central Payroll
• Keine Workflows und Genehmigungen in Employee Central Payroll
• Kein Organisationsmanagement in Employee Central Payroll
• Der Zugriff und die Pflege aller Abrechnungs- oder Zeitinfotypen erfolgt in Employee Central Payroll und nur von berechtigten Sachbearbeitern. Im Klartext bedeutet dies, ESS / MSS Szenarien, Workflows und das zugrunde liegende OrgChart sind im Employee Central abzubilden. Die Resultate der EC Prozesse werden ins EC Payroll repliziert und in den dafür vorgesehenen „Time“ Infotypen gespeichert.

Weitere Informationen können Sie sich in unseren Webinaren zu den Themen ansehen:

SuccessFactors EC Payroll – Die Point to Point Integration; Fokus Payroll

https://lmconsulting.de/successfactors-ec-payroll-point-to-point-integration-webinar/

SuccessFactors EC Payroll – Die Point to Point Integration; Fokus Time

https://lmconsulting.de/successfactors-ec-payroll-die-point-to-point-integration-fokus-time/

Die Herausforderung globaler HRIS-Implementierungen 

Internationale Unternehmen stehen bei der Implementierung von HR-Systemen vor einem strukturellen Spannungsfeld: Einerseits erfordert die globale Organisation ein harmonisiertes, einheitliches Datenmodell. Andererseits unterliegen Personalstammdaten in jedem Land spezifischen gesetzlichen Anforderungen hinsichtlich Pflichtfeldern, Datenformaten und Sichtbarkeitslogiken. 

In SAP SuccessFactors Employee Central basiert die Architektur auf einem globalen Datenmodell. Länderspezifische Anforderungen werden über das Country-Specific Fields (CSF)-Datenmodell integriert.

Dieses ermöglicht landesspezifische Konfigurationen für zentrale Elemente wie:

• globalInfo
• homeAddress
• nationalIdCard
• jobInfo
• compInfo
• employmentInfo

Für über 100 Länder stellt SAP vorkonfigurierte Inhalte bereit – etwa Ausweisnummernformate oder landestypische Adressstrukturen. So lassen sich lokale Anforderungen strukturiert in ein globales Template einbetten.

Steuerung über die Business Configuration UI

Die Business Configuration UI (BCUI) bildet die technische Grundlage. Globale Felder bleiben optional, während länderspezifische Konfigurationen Pflichtstatus und Sichtbarkeit gezielt übersteuern.

Bei identischen Feld-IDs können Mandatory und Visibility pro Land individuell definiert werden, während Feldattribute wie Auswahllisten oder Freitextfelder für eine Feld-ID länderübergreifend harmonisiert bleiben müssen. Die Steuerung erfolgt automatisiert über die Rechtseinheit des Mitarbeiters – relevante Felder werden systemseitig angezeigt und gegebenenfalls verpflichtend gesetzt.

 Business Rules als zentrale Steuerungsebene

Business Rules ergänzen die BCUI und sind insbesondere dann entscheidend, wenn:

• komplexe Mehrfachbedingungen gelten
• zusätzliche Attribute wie Mitarbeiterklasse oder Beschäftigungsart berücksichtigt werden müssen
• keine Country-Specific Fields konfigurierbar sind

Sie ermöglichen dynamische Pflichtfeldlogiken und kontextabhängige Validierungen – etwa, wenn ein Feld nur verpflichtend wird, sobald mehrere Kriterien gleichzeitig erfüllt sind.

Damit bilden Business Rules eine eigenständige und unverzichtbare Komponente jeder Multi-Country-Architektur.

Person Types für differenzierte Szenarien

Für Onboardees, Contingent Worker oder andere spezielle Gruppen lassen sich Person Types definieren. Diese übernehmen Basiselemente, erlauben typenspezifische Pflicht- und Sichtbarkeitsregeln und können ebenfalls länderspezifisch konfiguriert werden.

Country/Region-Specific Person Types überschreiben globale Konfigurationen und schaffen eine klare Hierarchie innerhalb komplexer Systemlandschaften.

Berechtigungsmanagement berücksichtigen

Länderspezifische Felder erzeugen eigenständige Role-Based Permission (RBP)-Einträge, die explizit freigegeben werden müssen.

Berechtigungen sollten daher immer parallel zur Konfiguration getestet und validiert werden.

Strukturierte Implementierung

Eine nachhaltige Multi-Country-Umsetzung umfasst:

1. Analyse der vorhandenen CSF-Standards
2. BCUI-Konfiguration nach dem Prinzip „global optional, lokal gesteuert“
3. Einsatz von Business Rules für komplexe Logiken
4. Definition von Person Types für Sonderfälle
5. Anpassung der RBP für länderspezifische Felder – unter Berücksichtigung, dass Role-Based Permissions in der Neueinstellungsmaßnahme (Add New Employee) nicht greifen. In diesen Fällen muss die Steuerung von Sichtbarkeit oder Pflichtlogiken ergänzend über onInit Rules erfolgen.
6. End-to-End-Tests über alle Länder und Rollen

Ergebnis

Die Kombination aus CSF-Datenmodell, BCUI, Business Rules und Person Types ermöglicht:

• Optimierte User Experience durch kontextbezogene Feldsteuerung  
• Skalierbarkeit für neue Länder durch Nutzung von SAP-Standards  
• Hohe Flexibilität durch dynamische Business Rules  
• Automatisierte Steuerung über Attribute wie legale Einheit, Länder, Standorte, etc. 

So entsteht ein global konsistentes HR-System mit lokaler Präzision – wartbar, erweiterbar und regulatorisch belastbar.

Automatisierte Absagen in SAP SuccessFactors Recruiting terminieren

SAP SuccessFactors Recruiting bietet eine Reihe an Möglichkeiten automatisierte Absagen im Standard zu konfigurieren. Auch die Verzögerung von Absagen ist administrativ konfigurierbar. Viele unserer Kund:innen äußerten jedoch den Bedarf, automatisierte Absage-E-Mails zu terminieren und nicht um eine Standarddauer zu verzögern. Um die Wertschätzung der Bewerber:innen gegenüber stärker in den Fokus zu rücken, soll somit verhindert werden, automatische Absagen am Wochenende oder über Nacht zu versenden.

Zu diesem Zweck entwickelten wir eine kundeneigene Lösung, um Absagen tagesgenau zu einer bestimmten Uhrzeit zu verschicken.

Unsere Lösung – basierend auf dem Open Data Protocol und dem SAP SuccessFactors Integration Center – berücksichtigt die Angabe des gewünschten Absage-Datums sowie des ausgewählten Absagegrunds, um die E-Mail-Vorlage zu spezifizieren.

Wird die Bewerbung mit einem Wert im Feld Ablehnungsgrund UND einem Wert im Feld Absagedatum gespeichert, verschiebt eine Regel diese automatisch in den Status „Automatische Absage“.

Eine täglich um 14 Uhr laufende Integration verschiebt alle Bewerbungen, die sich im Status „Automatisch Absagen“ befinden und bei denen das „Absage-Datum“ dem heutigen Datum entspricht, in einen „Abgesagt-Status“. Dieser „Abgesagt-Status“ ist mit einer E-Mail-Benachrichtigung verknüpft.

Unsere Lösung berücksichtigt somit nicht nur den gewünschten Absage-Zeitpunkt, sondern darüber hinaus auch den Absagegrund sowie die mögliche Differenzierung der Absage-E-Mail.

So können Bewerbungen effizienter administriert werden und die operativen Aufgaben und Terminierungen von Recruiter:innen reduziert werden.

Sie haben Fragen? Hinterlassen Sie uns eine kurze Nachricht.

Data Retention Management im SAP SuccessFactors Recruiting

Im Zuge der EU-DSGVO müssen Unternehmen rechtliche und geschäftliche Aspekte gegen die Anforderungen des Datenschutzes ablegen, um Daten zu löschen, wenn sie für den Geschäftszweck nicht mehr benötigt werden. Es ist interessant zu sehen, wie diese Anforderungen innerhalb von SAP SuccessFactors Recruiting mit DPCS 2.0 erfüllt werden können, angefangen mit der Datenschutzerklärung zum Start des Bewerbungsprozesses. Aber unter welchen Voraussetzungen wird, neben den technischen Einstellungen, eine Bewerbung und ein Kandidatenprofil letztlich anonymisiert? Wie ist das Verhalten von SAP SF Recruiting und wie funktioniert das Data Retention Management im SAP SuccessFactors Recruiting?

Die Antworten auf diese Fragen erfahren Sie in diesem Blogbeitrag!

Grundlegendes zum Data Retention Management im SAP SuccessFactors Recruiting

Wann gilt eine Bewerbung als inaktiv?

Eine inaktive Bewerbung ist eine „geschlossene“ Bewerbung, die in den Status „Withdrawn“ oder „Disqualified“ liegt. Bewerbungen werden nur anonymisiert, wenn der Job „Purge Inactive Applications“ eingeplant wurde.

Bewerbungen in den Status „Hired on other Requisition“ und „Requisition Closed“ gelten als aktive Bewerbungen. Wenn eine Anonymisierung zusätzlich in einer dieser beiden Status ausgeführt werden soll, muss dies unter Recruiting-Einstellungen verwalten separat aktiviert werden.

Welches Startdatum kann gewählt werden, um die Löschfrist für die Anonymisierung der Bewerbung zu triggern?

Es gibt 3 Möglichkeiten, wann das System das Startdatum für zu anonymisierende Bewerbungen berechnet.

1. Datum der letzten Änderung (jede Aktualisierung durch einen Kandidaten oder Recruiter, setzt die Uhr zurück; der Zeitstempel kann über einen Report generiert werden)
2. Datum der Verschiebung in einen Dispositionsstatus durch das System (empfohlen)
3. Datum der Schließung einer Stelle

Wann wird das Kandidatenprofil gelöscht?

Das Kandidatenprofil wird gelöscht, wenn folgende Kriterien erfüllt sind:

• Einstellung des DRTM Inactive Candidate Profile Jobs
  • Der Kandidat hat sich innerhalb eines vom Unternehmen definierten Zeitraumes nicht in seinem Kandidatenprofil angemeldet
  • Der Kandidat hat die Datenschutzerklärung in einem definierten Zeitraum nicht akzeptiert
• Beantragung der Löschung
  • Das Kandidatenprofil wurde vom Kandidaten oder von einem Admin gelöscht

-> sollten noch aktive Bewerbungen existieren, werden diese vom System in den Status „Deleted on Demand by Candidate“ oder „Deleted on Demand by Admin“ geschoben. Die Daten werden markiert und mit dem nächsten Löschlauf anonymisiert

• Zurückziehen der Datenschutzerklärung
  • Der Kandidat oder ein Admin haben die Datenschutzerklärung zurückgezogen

-> sollten noch aktive Bewerbungen existieren, werden diese vom System in den Status „Declined DPCS“ geschoben. Die Daten werden markiert und mit dem nächsten Löschlauf anonymisiert

• Einstellungen in Recruiting-Einstellungen verwalten
  • Wenn der Punkt Kandidatenprofil nicht löschen, falls es für den Kandidaten Bewerbungen im System gibt nicht aktiviert ist (nicht empfohlen), wird das Kandidatenprofil nach Ablauf der definierten Löschfrist gelöscht, selbst wenn noch aktive Bewerbungen existieren. Das Kandidatenprofil wird demnach unabhängig vom Status der Bewerbung gelöscht.
  • Wenn der Punkt Kandidatenprofil nicht löschen, falls es für den Kandidaten Bewerbungen im System gibt aktiviert ist (empfohlen), wird das Kandidatenprofil abhängig vom Status gelöscht, in der sich die Bewerbung des Kandidaten befindet:

Bewerbungsstatus	Kandidatenprofil
In Progress	Wird nicht gelöscht
Draft, Closed, Withdrawn, Disqualified	Wird gelöscht
Requisition closed	Wird gelöscht, wenn die Einstellung hierfür aktiviert wurde
Hired on other Requisition	Wird gelöscht, wenn die Einstellung hierfür aktiviert wurde

Wann wird eine Bewerbung gelöscht?

Die Löschung einer Bewerbung ist unter anderem abhängig vom Bewerbungs-Status, in dem sich ein Kandidat befindet. Bewerbungen, die in einem Status der Gruppe „Withdrawn“, „Disqualified“ oder in gewissen System-Status liegen, werden gelöscht.

Withdrawn-Status sind:
Deleted on Demand by Candidate
Deleted on Demand by Admin
Declined DPCS
Withdrawn by Candidate

Bewerbungen in den ersten drei genannten Status werden dabei über den RCM Entity Anonymization Job gelöscht. Die Löschung erfolgt dann in 1-60 Minuten. Bewerbungen im Status Withdrawn by Candidate werden mit der Löschfrist gelöscht, die im DRTM Job Application Objekt angegeben ist.

System-Status, in denen eine Löschung erfolgt, sind:
Requisition Closed (muss separat aktiviert werden, um die Löschung zu triggern)
Hired on Other Requisition (muss separat aktiviert werden, um die Löschung zu triggern)
Auto Disqualified.

Zur besseren Übersicht hier nochmal in tabellarischer Form dargestellt:

Status-Gruppe	Status Name	Verhalten
Withdrawn-Status	Deleted on Demand by Candidate	Das Profil wird gelöscht und die Bewerbung wird beim nächsten Entity Anonymization Job markiert
	Deleted in Demand by Admin	Das Profil wird gelöscht und die Bewerbung wird beim nächsten Entity Anonymization Job markiert
	Declined DPCS	Das Profil wird gelöscht und die Bewerbung wird beim nächsten Entity Anonymization Job markiert
	Withdrawn by Candidate	Die Bewerbungen werden von den DRTM Löschjobs für inaktive Anwendungen gemäß der Aufbewahrungsfrist bereinigt.
In Progress -Status	Jeder	Die Bewerbungen werden nicht anonymisiert
Forwarded Status	Forwarded	Die Bewerbungen werden nicht anonymisiert
	Invited to Apply	Die Bewerbungen werden nicht anonymisiert
System Status	Default	Die Bewerbungen werden nicht anonymisiert
	Requisition Closed	Die Bewerbungen werden gelöscht, wenn die Einstellung hierfür aktiviert wurde
	Hired on Other Requisition	Die Bewerbungen werden gelöscht, wenn die Einstellung hierfür aktiviert wurde
	Auto Disqualified	Die Bewerbungen werden von den DRTM Löschjobs für inaktive Anwendungen gemäß der Aufbewahrungsfrist bereinigt.
Onboard-Status	Jeder	Die Bewerbungen werden von den DRTM Löschjobs für inaktive Anwendungen gemäß der Aufbewahrungsfrist bereinigt.
Disqualified	Jeder	Die Bewerbungen werden von den DRTM Löschjobs für inaktive Anwendungen gemäß der Aufbewahrungsfrist bereinigt.

Was passiert, wenn das Kandidatenprofil gelöscht wurde und die Bewerbung in einem Disqualified-Status ist?

Wenn dies der Fall ist, wird das Kandidatenprofil innerhalb von 1-60 Minuten anonymisiert und die Bewerbung zur Anonymisierung markiert. Die Bewerbung bleibt allerdings bis zum Ablauf der Löschfrist vorhanden und wird nicht anonymisiert. Dies hat einen rechtlichen Hintergrund und ist erwartetes Systemverhalten.

Welche Möglichkeiten gibt es, wenn der Kandidat umgehend keine Bewerbungsdaten und Profildaten mehr im System haben möchte?

Wenn ein Kandidat darauf besteht, sowohl die Bewerbung als auch das Profil umgehend gelöscht haben zu wollen, können Sie einen Workaround gehen, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind: Die Bewerbung ist in einem Disqualified-Status und das Kandidatenprofil ist noch nicht anonymisiert. Schieben Sie den Kandidaten wieder in einen In-Progress-Status. Stellen Sie sicher, dass keine automatische E-Mail an den Kandidaten oder das Recruiting Team ausgelöst wird. Es kann auch ein Dummy Status für so einen Fall angelegt werden. Nach Verschieben der Bewerbung kann das Kandidatenprofil über die Funktion Kandidaten löschen gelöscht werden und sowohl das Profil als auch die Bewerbung werden mit dem nächsten RCM Entity Anonymization Job gelöscht.

Manuell hinzugefügte Bewerbungen und nicht akzeptierte Datenschutzerklärung

Wird ein Kandidat manuell hinzugefügt und hat bis Ablauf der vom Unternehmen definierten Zeit die Datenschutzerklärung noch nicht bestätigt, werden Bewerbungen, die im Status „Weitergeleitet“, „Zur Bewerbungen eingeladen“ oder anderen In-Progress-Status sind, nicht gelöscht. Dies hat zur Folge, dass die Bewerbung ewig im System hängt. Die Bewerbung lässt sich danach nur noch mit einem Ticket an die SAP löschen.

Haben Sie Fragen zum Data Retention Management im SAP SuccessFactors Recruiting oder brauchen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular und senden Sie uns eine Nachricht.

SuccessFactors Recruiting: E-Mail – Vorlagen für Recruiting verwalten

Hinweis:

Zur besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

Einleitung

Um für SuccessFactors Recruiting-E-Mail Vorlagen bearbeiten zu können, muss die Berechtigung „E-Mail-Vorlagen für Recruiting verwalten“ unter „Recruiting verwalten“ in den Berechtigungsrollen vergeben werden.

Die Funktion „E-Mail-Vorlagen für Recruiting verwalten“ wird aufgerufen, wenn Änderungen an der Vorlage, eine Neuanlage oder eine neue Übersetzung erfolgen soll.

WICHTIG: Eine Vorlage lässt sich nicht löschen! Sobald eine Vorlage angelegt wurde, kann sie nur noch deaktiviert werden.

In der Übersicht der E-Mail-Vorlagen wird der Name der Vorlage angezeigt, der Status, die vorhandenen Übersetzungen für das jeweilige Template und das letzte Änderungsdatum.

Zudem gibt es „Vorlagenübergreifende Cc/Bcc-Einstellungen“. Hier wird die Möglichkeit gegeben, Cc oder Bcc Empfänger auszuwählen.

Es kann sowohl für Cc als auch für Bcc zwischen folgenden Möglichkeiten unterschieden werden:

Ist die Funktion aktiviert, können bestimmte Rollen, bestimmte Benutzer, oder eine bestimmte E-Mail-Adresse hinzugefügt werden.

Neuanlage/Anpassung einer Vorlage

Unter dem Punkt „Neue Vorlage erstellen“ können neue Vorlagen erstellt werden.

Unter „Sprache ändern“, wird zunächst die Sprache angezeigt, mit der man im System angemeldet ist. Beim Öffnen der Liste werden weitere Sprachen angezeigt, in der die Mail-Vorlage übersetzt werden kann. Um die Vorlage nun in eine andere Sprache zu übersetzen, wird die gewünschte Sprache ausgewählt. Das System aktualisiert die Seite dann neu mit der gewünschten Sprache.
HINWEIS: Auch wenn Ihr System nur auf Deutsch konfiguriert sein sollte, sollten die E-Mail-Vorlagen auch in en_GB angelegt werden, da es an anderer Stelle des Recruiting-Moduls ansonsten zu Problemen führen kann.

Das Feld „Name der Vorlage“ ist ein Pflichtfeld. Je nachdem, wofür die Vorlage verwendet werden soll, empfiehlt es sich hier, ein STATUS_ xxx oder ein TRIGGER_xxx an den Anfang der Vorlage zu schreiben. Der Name der Vorlage kann jederzeit geändert werden.

Der Status „Aktiviert“ oder „Deaktiviert“ bestimmt darüber, ob die Vorlage in anderen Bereichen des Recruitings ausgewählt werden kann. Wenn z.B. die Vorlage „Bewerbungsbestätigung“ deaktiviert wäre, kann sie nicht mehr für eine Mail an den Kandidaten ausgewählt werden.
Bei einer Neuanlage wird der Status daher immer auf „Aktiviert“ gesetzt. Der „SMS-Status“ kann ignoriert werden, wenn dieser deaktiviert ist.

Mit „Verknüpfte Auslöser“ sind Recruiting Trigger gemeint, die eine E-Mail des Systems bei einer bestimmten Systemaktion auslösen. Als Beispiel kann hier die Feedback-Abgabe der Manager genannt werden. Hier ist zu sehen, dass der Trigger „Ausstehende Gesprächsbewertungen“ mit dieser E-Mail-Vorlage verknüpft ist.

Unter „Unterstützes Token hinzufügen“ wird eine Liste geöffnet, in der angezeigt wird, welche Tokens für den Trigger, der mit der Mailvorlage verknüpft ist, zur Verfügung stehen.
Würde ein Token in der Mail-Vorlage verwendet werden, der nicht unterstützt wird, würde der Token nicht befüllt werden und der technische Name des Tokens angezeigt werden. Um dies zu verhindern, kann auf den Button „Standardtokens validieren“ geklickt werden. Der Button ist immer verfügbar, wenn eine Vorlage mit einem Trigger verknüpft wird, ansonsten wird er ausgegraut dargestellt.

Das Feld „Betreff“ ist ein Pflichtfeld. Es ist möglich, bereits im Betreff Token zu hinterlegen.

Soll eine Vorlage angepasst werden, gelangt man in der Übersicht der Vorlagen auf zwei Wegen zur gewünschten Mail-Vorlage, indem auf den Namen der Vorlage geklickt wird (links) oder auf den Stift unter Aktion (rechts).

Sind die Anpassungen erfolgt, muss auf den Button „Änderungen speichern“ geklickt werden. Erst dann darf die Sprache geändert werden, falls dort auch Anpassungen erfolgen sollen. Sonst werden die Änderungen nicht gespeichert.

Sollen Änderungen nicht gespeichert werden, kann auf den Button „Abbrechen“ geklickt werden.

Um wieder zurück zur Mail-Vorlagen-Übersicht zu gelangen, kann auf „Zusammenfassung der E-Mail-Vorlage“ geklickt werden.

Konfigurationsmöglichkeiten

An dieser Stelle kann die Mail-Vorlage unterschiedlich gestaltet werden.

Die markierten Einstellungen sind grundlegende Einstellungen, die man auch von anderen Programmen, wie z.B. Word kennt.
Mit dem Mouseover werden zudem die genauen Funktionen beschrieben.

Unter dem Button „Link“ kann man einen Link hinter einem Anzeigetext hinterlegen.

Im Reiter „Linkinfo“ können verschiedene Link-Typen und Protokolle ausgewählt werden. Als Link-Typ wird meist URL ausgewählt und als Protokoll https://.

Im Reiter „Zielseite“ wird die Zielseite des Links festgelegt.
Hier wird meist „Neues Fenster (_blank)“ ausgewählt.
Mit dem Button „OK“ werden die Eingaben bestätigt und das Pop-Up verschwindet.

Mit diesem Button können Tokens in die Vorlage gesetzt werden.
Bei Klick auf den Button öffnet sich ein neues Fenster, mit den Tokens, die zur Verfügung stehen.

Mit dem Button „OK“ wird die Auswahl bestätigt, und der Token ist in der Mail-Vorlage sichtbar.

Der Button „Spell Check“ beinhaltet eine Rechtschreibprüfung.

Der Button „Legal Scan“ prüft Wörter, die gegebenenfalls umgeschrieben werden sollten. Es enthält Vorschläge, was zu vermeiden und wie umzuformulieren ist.

Haben Sie Fragen wie Sie die E-Mail Vorlagen in SuccessFactors bearbeiten können oder brauchen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular und senden Sie uns eine Nachricht.

 

SAP SuccessFactors Recruiting – manuelle Bewerbungserfassung externer Kandidaten

Die manuelle Bewerbungserfassung für externe Kandidaten in SuccessFactors Recruiting legt keine eigentliche Bewerbung an. Nachdem der Recruiter in SuccessFactors den Kandidaten zu einer Stellenausschreibung erfasst hat, existiert eine Weiterleitung des Kandidaten auf die Stellenausschreibung. In der Folge erhält der Kandidat eine E-Mail mit der Aufforderung, sich anzumelden und den Vorgang abzuschließen – also sich zu bewerben. Erst durch diesen Schritt wird eine Bewerbung in SuccessFactors Recruiting angelegt.

Der Prozess ist in dieser Form für einige Kunden zu komplex und zeitaufwendig.
Die Erweiterung der LM Consulting vereinfacht den Prozess und steht in zwei Varianten zur Verfügung.

Variante 1: Externe Bewerbungserfassung mit Bestätigung der Datenschutzerklärung

In dieser Variante erhält der Kandidat nach der Bewerbungserfassung durch den Recruiter eine automatisierte E-Mail aus SAP SuccessFactors Recruiting mit einem Link zu der unternehmenseigenen Datenschutzerklärung für Bewerber. Durch die Bestätigung der Datenschutzerklärung wird in SuccessFactors Recruiting eine Bewerbung angelegt. Eine Anmeldung des Kandidaten in SuccessFactors ist nicht notwendig. Auch in dem weiteren Verlauf der Bewerbung, ist eine Anmeldung des Kandidaten nicht zwingend notwendig, da die Kommunikation mit dem Kandidaten per Mail oder telefonisch erfolgen kann.

Variante 2: Externe Bewerbungserfassung ohne Bestätigung der Datenschutzerklärung

In dieser Variante werden alle manuell erfassten externen Kandidaten periodisch als Bewerbungen in SuccessFactors Recruiting angelegt. Dabei wird in SuccessFactors die Information gesetzt, dass die Kandidaten die Datenschutzerklärung akzeptiert haben. Es ist also organisatorisch sicher zu stellen, dass die Bewerber die Datenschutzerklärung erhalten und akzeptiert haben.

Technische Realisierung

Die LM Consulting Erweiterung basiert auf den von SAP SuccessFactors bereitgestellten OData APIs und einem mit SAP SuccessFactors gekoppelten SAP Netweaver Gateway-System.

Variante 1

Der Link zu der Datenschutzerklärung auf der unternehmenseigenen Karriereseite enthält als Parameter die SuccessFactors Recruiting Candidate- und RequisitionID. Durch die Bestätigung der Datenschutzerklärung, die der Kandidat anklickt, wird ein OData-Service im SAP Netweaver Gateway aufgerufen, der wiederum ein SAP SuccessFactors OData-Service zum Anlegen der Bewerbung verwendet.

Variante 2

Ein periodischer Job liest alle Weiterleitungen von manuell erfassten, externen Kandidaten und legt jeweils eine Bewerbung in SAP SuccessFactors an.

Haben Sie Fragen zum Thema Manuelle Bewerbungserfassung in SuccessFactors oder brauchen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular und senden Sie uns eine Nachricht.

Ein Beitrag von Christian Krüger

 

SAP SuccessFactors Recruiting – Reporting Interview Scheduling Daten extrahieren

Interview Scheduling Daten sind in SuccessFactors Recruiting nicht auswertbar. Die SAP bietet als Workaround ein SuccessFactors Integrationsszenario an, mit dem die Interview Scheduling & Interview Central Daten extrahiert und als Datei bereitgestellt werden. Die Datei kann in Folge in Dritt-Anwendungen, wie z.B. MS EXCEL importiert und ausgewertet werden.

Die LM Consulting Erweiterung verfolgt einen anderen Ansatz. Sie stellt die Interview Scheduling Daten (Interviewtermine) innerhalb von SuccessFactors bereit, sodass sie im SAP SuccessFactors Reporting zur Verfügung stehen.

Die Interview Scheduling Daten werden in dieser Lösung zusätzlich in einem Kundenfeld der Application Entität gespeichert, stehen somit im SuccessFactors Reporting zur Verfügung und können in Reports, Tiles und Dashboards ausgewertet und verwendet werden.

Beispiel: SuccessFactors Dashboard mit Interviewterminen

Technische Umsetzung

Die LM Consulting Erweiterung basiert auf den SuccessFactors OData-APIs und einem mit SAP SuccessFactors gekoppelten SAP Netweaver Gateway-System.

Zuerst wird in SAP SuccessFactors ein Kundenfeld im Application-Template angelegt und als „reportable“ gekennzeichnet.

Ein periodischer ABAP-Report, der auf dem SAP Netweaver Gateway implementiert ist, liest die aktuellen Interviewtermine in SuccessFactors Recruiting und speichert die Termindaten in dem zugehörigen Datensatz der Application-Entität.

Das Model ist individuell erweiterbar, sodass weitere Daten aus Interview Scheduling oder auch Interview Central im SAP SuccessFactors Reporting auswertbar zur Verfügung stehen.

Haben Sie weitere Fragen zum Thema SuccessFactors Interview Scheduling Daten extrahieren oder brauchen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular und senden Sie uns eine Nachricht.