Automatisierter Mitarbeiterempfehlungsbonus mit SAP SuccessFactors Recruiting und Employee Central

Mitarbeiterempfehlungen stellen für viele Unternehmen einen wichtigen Bestandteil der Personalgewinnung dar. Bereits beschäftigte Mitarbeitende können geeignete Personen aus ihrem privaten Umfeld empfehlen und dadurch aktiv zur Besetzung offener Stellen beitragen.

Der Anwendungsfall ist einfach beschrieben: Ein Bewerber wird über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm empfohlen, im Recruiting-Prozess eingestellt und anschließend nach Employee Central übernommen. Im Profil des Mitarbeiters, der ihn empfohlen hat, wird daraufhin automatisch die Vergütungsinformation für den Bonus erstellt.

Für die Umsetzung werden SAP SuccessFactors Recruiting und Employee Central verwendet.

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1. Mitarbeiterempfehlungsprogramm in Recruiting konfigurieren

Die erste Voraussetzung ist ein vollständig konfiguriertes Mitarbeiterempfehlungsprogramm in SAP SuccessFactors Recruiting.

Das Programm ermöglicht es bestehenden Mitarbeitenden, Bewerber für offene Stellenausschreibungen zu empfehlen. Dadurch entstehen in Recruiting die notwendigen Empfehlungsdaten, die später durch die Integrationen verarbeitet werden, im Folgenden sind beispielhafte Einstellungen.

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2. Benutzerdefiniertes Feld „Bewerbungs-ID“ in den Stelleninformationen anlegen

In Employee Central muss in den Stelleninformationen ein benutzerdefiniertes Feld angelegt werden, beispielsweise mit der Bezeichnung Bewerbungs-ID. Technisch kann dafür ein noch freies kundenspezifisches Feld in den Stelleninformationen verwendet werden.

Dieses Feld dient später als Verbindung zwischen dem Bewerber aus Recruiting und dem nach Employee Central übernommenen Mitarbeiter.

Beim Einstellungsprozess wird die Bewerbungs-ID aus Recruiting in dieses Feld übertragen. Dadurch kann der neu angelegte Mitarbeiter nach der Einstellung eindeutig seinem ursprünglichen Bewerberdatensatz zugeordnet werden.

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3. Auszahlungsplan für den Mitarbeiterempfehlungsbonus in der Stellenausschreibung konfigurieren

In der Stellenanforderungsvorlage wird ein zusätzliches Feld für den Auszahlungszeitpunkt des Mitarbeiterempfehlungsbonus benötigt, beispielsweise mit der Bezeichnung Auszahlungsplan für den Mitarbeiterempfehlungsbonus. Bei diesem Feld handelt es sich um ein Picklistenfeld.

Die Pickliste definiert, wann der Bonus an den empfehlenden Mitarbeiter ausgezahlt werden soll. Mögliche Werte sind beispielsweise eine Auszahlung zum Einstellungsdatum, eine Auszahlung sechs Monate nach dem Einstellungsdatum oder eine Auszahlung nach einer anderen festgelegten Anzahl von Monaten.

Der Auszahlungsplan wird bereits bei der Erstellung beziehungsweise Bearbeitung der Stellenanforderung gepflegt. Dadurch wird für jede Stellenanforderung festgelegt, zu welchem Zeitpunkt ein erfolgreicher Mitarbeiterempfehlungsbonus fällig wird.

Zusätzlich wird in der Stellenanforderung der jeweilige Bonusbetrag gepflegt.

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4. Benutzerdefinierte Bewerbungs -ID in der Stellenbewerbungsvorlage konfigurieren

Damit die Bewerbungs -ID während des Einstellungsprozesses nach Employee Central übertragen werden kann, wird in der Bewerbungsvorlage ein weiteres benutzerdefiniertes Feld benötigt, beispielsweise mit der Bezeichnung Benutzerdefinierte Bewerbungs-ID.

Dieses Feld wird nicht manuell gepflegt. Stattdessen wird eine Geschäftsregel verwendet, welche die standardmäßige Bewerbungs-ID aus Recruiting automatisch in das benutzerdefinierte Feld überträgt. Die Logik lautet dabei sinngemäß: Benutzerdefinierte Bewerbungs-ID = Bewerbungs-ID.

Dadurch enthält jede Bewerbung zusätzlich zur standardmäßigen Bewerbungs-ID ein Feld, das im Recruiting-to-Hire-Mapping verwendet werden kann.

Dieser Zwischenschritt ist erforderlich, damit die Bewerbungs-ID im Einstellungsprozess als übertragbares Bewerbungsfeld zur Verfügung steht.

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5. Recruiting-to-Hire-Mapping konfigurieren

Nachdem die benutzerdefinierte Bewerbungs-ID in der Bewerbungsvorlage angelegt wurde, wird das Recruiting-to-Hire-Mapping erweitert.

Dabei wird die benutzerdefinierte Bewerbungs-ID aus der Bewerbung auf das zuvor konfigurierte Feld Bewerbungs-ID in den Stelleninformationen von Employee Central gemappt.

Wenn der Bewerber später über die Funktion Ausstehende Einstellungen verwalten übernommen wird, ist das Feld Bewerbungs-ID bereits automatisch mit der Bewerbungs-ID aus Recruiting befüllt.

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6. MDF-Datenmodell erstellen

Das Parent-Objekt wird mit der Bezeichnung Mitarbeiterempfehlungsverfolgung und dem technischen Code cust_EEReferrals als MDF-Objekt mit der Wirksamkeitsdatierung Elementar angelegt.

Das Parent-Objekt repräsentiert den Mitarbeiter, dem die Empfehlungsinformationen zugeordnet werden. In diesem Objekt wird unter anderem das Feld Bewerbungs-ID (technisch cust_candidateID) angelegt, welches die Verbindung zum eingestellten Bewerber herstellt. Darüber hinaus enthält das Parent-Objekt die Benutzerzuordnung zum jeweiligen Mitarbeiter.

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6.1 Parent-Objekt „Mitarbeiterempfehlungsverfolgung“

Das Parent-Objekt wird mit der Bezeichnung Mitarbeiterempfehlungsverfolgung und dem technischen Code cust_EEReferrals als MDF-Objekt mit der Wirksamkeitsdatierung Elementar angelegt.

Das Parent-Objekt repräsentiert den Mitarbeiter, dem die Empfehlungsinformationen zugeordnet werden. In diesem Objekt wird unter anderem das Feld Bewerbungs-ID (technisch cust_candidateID) angelegt, welches die Verbindung zum eingestellten Bewerber herstellt. Darüber hinaus enthält das Parent-Objekt die Benutzerzuordnung zum jeweiligen Mitarbeiter.

6.2 Child-Objekt „Empfehlungseinträge“

Das Child-Objekt wird mit der Bezeichnung Empfehlungseinträge und dem technischen Code cust_EERefItems angelegt. Die Wirksamkeitsdatierung wird vom Parent-Objekt übernommen, und die Beziehung zum Parent-Objekt ist als Composite One-to-Many definiert.

Das Child-Objekt enthält die eigentlichen Informationen zu jeder einzelnen Empfehlung. Dazu gehören das Erstellungsdatum der Empfehlung, das Feld Empfohlen von für den Mitarbeiter, der den Bewerber empfohlen hat, der Mitarbeiterempfehlungsbonus als Höhe des auszuzahlenden Betrags, der Auszahlungsplan für den Mitarbeiterempfehlungsbonus, die Bewerber-ID mit der Kandidaten-ID aus Recruiting, die Stellenausschreibungs-ID als eindeutige ID der Stellenausschreibung, der empfohlene Mitarbeiter als der nach der Einstellung erzeugte Employee-Central-Mitarbeiter, sowie das Feld Zahlungsdatum, welches kennzeichnet, wann der Bonus ausgezahlt werden soll.

7. Geschäftsregel für die Empfehlungseinträge konfigurieren

Am Child-Objekt cust_EERefItems wird die Geschäftsregel Referral_Save hinterlegt. Die Regel wird beim Speichern eines Empfehlungseintrags ausgeführt und übernimmt zwei zentrale Aufgaben: die Ermittlung des tatsächlich eingestellten Mitarbeiters und die Berechnung des Zahlungsdatums.

Zunächst prüft die Regel den im Empfehlungseintrag hinterlegten Auszahlungsplan. Ist der Wert Einmalige Auszahlung nach sechs Monaten ausgewählt, wird der empfohlene Mitarbeiter über eine Lookup-Funktion ermittelt. Die Regel sucht dafür im Objekt Mitarbeiterempfehlungsverfolgung nach einem Datensatz, dessen Bewerber-ID mit der Bewerber-ID des Empfehlungseintrags übereinstimmt. Wird ein passender Eintrag gefunden, wird die User ID des gefundenen Mitarbeiters in das Feld Empfohlener Mitarbeiter geschrieben.

Anschließend berechnet die Regel das Zahlungsdatum. Bei einer Auszahlung nach sechs Monaten wird das Einstellungsdatum des empfohlenen Mitarbeiters als Basisdatum verwendet und um sechs Monate erhöht: Zahlungsdatum = Einstellungsdatum des empfohlenen Mitarbeiters + 6 Monate. Ist ein anderer Auszahlungsplan hinterlegt, beispielsweise eine Auszahlung direkt zum Einstellungsdatum, wird kein zusätzlicher Monat addiert, sodass das Zahlungsdatum dem Einstellungsdatum des empfohlenen Mitarbeiters entspricht.

Die Regel stellt somit automatisch sicher, dass der Empfehlungseintrag mit dem richtigen Employee-Central-Mitarbeiter verbunden und das korrekte Zahlungsdatum berechnet wird.

8. Berechtigungen für die MDF-Objekte vergeben

Nachdem die beiden MDF-Objekte erstellt wurden, müssen die erforderlichen rollenbasierten Berechtigungen vergeben werden. Hierzu wird unter Berechtigungsrollen verwalten die entsprechende Rolle geöffnet.

Für beide MDF-Objekte, die Mitarbeiterempfehlungsverfolgung und die Empfehlungseinträge, werden mindestens die benötigten Anzeige- und Bearbeitungsberechtigungen vergeben. Abhängig vom vorgesehenen Benutzerkreis können zusätzliche Berechtigungen zum Anlegen, Bearbeiten oder Löschen erforderlich sein.

Auch der technische Benutzer, welcher die Integrationen ausführt, benötigt Zugriff auf die beiden Objekte. Fehlen diese Berechtigungen, können die Integrationen die MDF-Datensätze nicht anlegen oder aktualisieren.

9. Bereich im aktuellen Personenprofil konfigurieren

Damit die Mitarbeiterempfehlungen im Profil sichtbar sind, wird das aktuelle Personenprofil entsprechend erweitert. Dazu wird ein eigener Bereich für die Mitarbeiterempfehlungsverfolgung angelegt.

In diesem Bereich wird das Parent-Objekt cust_EEReferrals eingebunden. Die zugeordneten Empfehlungseinträge aus dem Child-Objekt werden darunter angezeigt.

Zusätzlich kann für die MDF-Objekte eine eigene Benutzeroberfläche konfiguriert werden. Über diese Oberfläche lassen sich die Reihenfolge, Darstellung und Sichtbarkeit der Felder anpassen.

10. Entgeltkomponente „Mitarbeiterempfehlungsbonus“ anlegen

Für die spätere Bonuszahlung wird eine eigene Entgeltkomponente benötigt. Diese wird unter Organisations-, Vergütungs- und Stellenstrukturen verwalten angelegt, beispielsweise mit der Bezeichnung Mitarbeiterempfehlungsbonus.

Da der Mitarbeiterempfehlungsbonus nur einmalig für eine erfolgreiche Empfehlung gezahlt wird, muss die Entgeltkomponente als nicht wiederkehrend konfiguriert werden, mit der Verwendung Einmalige Bonuszahlung.

11. Integrationen im Integration Center erstellen

Für die vollständige Verarbeitung werden drei Integrationen erstellt. Die Integrationen werden in einer festen Reihenfolge ausgeführt: Referral User Creation, Referral Candidate to EC und Referral Payment.

Alle drei Integrationen laufen täglich. Sie verarbeiten nur Bewerber, welche im Recruiting-Prozess den Status einstellbar erreicht haben. In allen drei Integrationen wird als Wirksamkeitsdatum der Wert 01.01.1900 gesetzt

11.1 Integration 1 – Erstellung des Referral-Benutzers

Die erste Integration legt die notwendige Verbindung zwischen dem eingestellten Mitarbeiter und der Kandidaten-ID aus Recruiting an.

Nachdem der Bewerber über die ausstehenden Einstellungen nach Employee Central übernommen wurde, ist in seinen Stelleninformationen die Bewerbungs-ID bereits mit der Kandidaten-ID befüllt. Die Integration liest diese Information aus Employee Central und legt beziehungsweise aktualisiert den entsprechenden Eintrag im Objekt Mitarbeiterempfehlungsverfolgung. Dabei werden insbesondere die User ID des neu eingestellten Mitarbeiters sowie die Bewerbungs-ID beziehungsweise Kandidaten-ID gespeichert.

Das Ergebnis ist ein eindeutiger Tracking-Datensatz für den eingestellten Bewerber. Dieser Datensatz wird später von der Geschäftsregel benötigt, um aus der Kandidaten-ID den zugehörigen Employee-Central-Mitarbeiter zu ermitteln.

11.2 Integration 2 – Übernahme des Referral-Kandidaten nach Employee Central

Die zweite Integration verbindet die Recruiting-Entität CandidateEmployeeReferral als Quelle mit dem Child-MDF-Objekt cust_EERefItems als Ziel.

Die Integration liest die Mitarbeiterempfehlungsdaten aus Recruiting und füllt damit die Felder des Child-Objekts in Employee Central. Dabei werden das Erstellungsdatum der Empfehlung, der empfehlende Mitarbeiter, der Bonusbetrag, der Auszahlungsplan, die Kandidaten-ID  als Bewerber-ID sowie die Job Requisition ID als Stellenausschreibungs-ID übertragen.

Durch diese Integration wird der eigentliche Empfehlungseintrag im Profil des empfehlenden Mitarbeiters angelegt. Anhand der bereits vorhandenen Parent-Verknüpfung wird der Child-Datensatz dem richtigen Mitarbeiterprofil zugeordnet.

Während des Speicherns wird zusätzlich die Geschäftsregel Referral_Save ausgeführt. Diese ermittelt den empfohlenen Mitarbeiter und berechnet das Zahlungsdatum.

11.3 Integration 3 – Erstellung der Bonuszahlung

Die dritte Integration erstellt in den Vergütungsinformationen des empfehlenden Mitarbeiters eine nicht wiederkehrende Zahlung. Dabei wird die zuvor angelegte Entgeltkomponente Mitarbeiterempfehlungsbonus verwendet. Die erzeugte Vergütungsinformation enthält unter anderem die Entgeltkomponente Mitarbeiterempfehlungsbonus, den Bonusbetrag und das berechnete Zahlungsdatum.

12. Ablauf nach der Einstellung des Bewerbers

Nachdem alle Konfigurationen abgeschlossen wurden, läuft der Prozess wie folgt ab:

Der Bewerber wird zunächst über das Mitarbeiterempfehlungsprogramm in Recruiting empfohlen. In der zugehörigen Stellenausschreibung sind der Bonusbetrag und der Auszahlungsplan für den Mitarbeiterempfehlungsbonus hinterlegt. Während der Bewerbung wird die standardmäßige Kandidaten-ID durch eine Geschäftsregel in das Feld Benutzerdefinierte Kandidaten-ID übernommen.

Erreicht der Bewerber den Status einstellbar, steht er für den Recruiting-to-Hire-Prozess zur Verfügung. Der Bewerber wird anschließend über Ausstehende Einstellungen verwalten nach Employee Central übernommen.

Nach Abschluss der Einstellung laufen die drei Integrationen täglich in der festgelegten Reihenfolge. Zunächst legt die erste Integration im Profil des neu eingestellten Mitarbeiters den Datensatz in der Mitarbeiterempfehlungsverfolgung an.

Anschließend erstellt die zweite Integration im Profil des empfehlenden Mitarbeiters einen Empfehlungseintrag.

Beim Speichern des Empfehlungseintrags wird die Geschäftsregel ausgelöst.

Danach verarbeitet die dritte Integration den vollständigen Empfehlungseintrag. Im Profil des empfehlenden Mitarbeiters wird schließlich eine nicht wiederkehrende Vergütungsinformation mit der Entgeltkomponente Mitarbeiterempfehlungsbonus erstellt.

Damit ist der gesamte Prozess automatisiert.

Ergebnis

Nach erfolgreicher Durchführung befindet sich im Profil des empfehlenden Mitarbeiters ein vollständiger Empfehlungseintrag.

Zusätzlich wird in den Vergütungsinformationen des empfehlenden Mitarbeiters automatisch eine nicht wiederkehrende Zahlung für den Mitarbeiterempfehlungsbonus angelegt.

Dadurch sind sowohl die ursprüngliche Empfehlung als auch die daraus resultierende Bonuszahlung zentral in Employee Central nachvollziehbar.

Fazit

Mit SAP SuccessFactors Recruiting und Employee Central lässt sich ein durchgängiger und automatisierter Prozess für Mitarbeiterempfehlungsboni umsetzen.

Unternehmen erhalten dadurch einen transparenten und weitgehend wartungsarmen Prozess. Mitarbeiterempfehlungen können eindeutig nachvollzogen und die zugehörigen Bonuszahlungen automatisiert in Employee Central angelegt werden.

SEPA-Umstellung 2026: Warum SAP HCM-Systeme jetzt auf den Prüfstand müssen

Im November 2026 endet die Übergangsfrist für zahlreiche ältere SEPA-Zahlungsformate. Die Deutsche Kreditwirtschaft und die Banken in Deutschland akzeptieren dann nur noch Zahlungsdateien im aktuellen ISO-20022-Standard. Was auf den ersten Blick wie ein reines Finance-Thema klingt, betrifft in Wahrheit jedes Unternehmen, das Zahlungen aus SAP HCM heraus erzeugt – von der Gehaltsüberweisung bis zur Beitragszahlung an Krankenkassen und Versorgungsträger. Wer jetzt nicht handelt, riskiert im schlimmsten Fall, dass die komplette Zahlungsdatei von der Bank abgelehnt wird.

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Was sich konkret ändert

Die Umstellung ist Teil der europaweiten Weiterentwicklung des Zahlungsverkehrs auf Basis von ISO 20022 und läuft bereits seit 2025 in mehreren Stufen:

Im SAP-System wechselt der Formatbaum entsprechend auf CGI_XML_CT_V9 (für pain.001) beziehungsweise CGI_XML_DD_V8 (für pain.008) – mit spürbaren Folgen für den Aufbau der Adressdaten in der Zahlungsdatei.

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Der eigentliche Knackpunkt: strukturierte Adressdaten

Anders als bisher reicht eine freie Adresszeile künftig nicht mehr aus. Die Deutsche Bundesbank hat dazu im April 2026 klargestellt: Eine Adressangabe bleibt grundsätzlich optional. Wird bei einem Zahlungsempfänger jedoch eine Adresse angegeben, sind Ort und Land verpflichtend zu befüllen. Ein aktueller SAP-Hinweis sorgt inzwischen dafür, dass der Adressblock im Zahlungssatz automatisch entfernt wird, wenn keine Stadt hinterlegt ist. Sind dagegen andere Adressbestandteile wie Straße oder Postleitzahl gepflegt, Ort und Land aber nicht, führt das weiterhin zur Ablehnung der Zahlung. Es bleibt also im Kern bei einem „Ganz oder gar nicht“-Prinzip.

Besonders unangenehm dabei: Es genügt ein einziger unvollständiger Datensatz, um die gesamte Zahlungsdatei zum Kippen zu bringen, selbst wenn tausende andere Zahlungen korrekt sind. Im HR-Kontext heißt das im Zweifel: Gehälter kommen verspätet oder gar nicht an.

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Warum SAP HCM besonders im Fokus steht

Viele Unternehmen denken bei der SEPA-Umstellung zuerst an FI und Treasury – dabei entstehen gerade im Personalwesen zahlreiche Zahlungsströme, die von der Umstellung betroffen sind:

Bei mehreren dieser Infotypen lässt sich zusätzlich ein separater Empfängerschlüssel pflegen (Tabelle V_T521B), über den die Adressdaten des Zahlungsempfängers gesteuert werden – bei IT0057 ist dieser Empfängerschlüssel sogar zwingend erforderlich. Diese Felder sind im SAP-Standard aktuell nicht als Pflichtfelder hinterlegt. Ein Zahlungsträger lässt sich also auch mit lückenhaften Stammdaten fehlerfrei erzeugen. Das Risiko zeigt sich dann erst beim Einreichen bei der Bank, wenn es für eine kurzfristige Korrektur zu spät ist.

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Was jetzt zu tun ist

Aus unserer Projekterfahrung empfiehlt sich ein zweistufiges Vorgehen:

1. Stammdaten analysieren und bereinigen – Alle zahlungsrelevanten Infotypen auf Vollständigkeit von Ort, Land und Postleitzahl prüfen, inklusive Empfängerschlüsseln (Tabelle V_T521B) und Bankverbindungen von Krankenkassen und Versorgungsträgern.
2. SAP-Hinweise einspielen – Je nach Support-Package-Level der Komponente SAP_FIN sind Hinweise aus dem Sammelhinweis 2253571 einzuspielen; für die automatische Entfernung unvollständiger Adressblöcke ist zusätzlich SAP-Hinweis 3652001 relevant.
3. Formatbäume und Kundeneinstellungen umstellen – Der Wechsel auf die neuen DMEE-Bäume CGI_XML_CT_V9 und CGI_XML_DD_V8 macht es notwendig, bisherige kundeneigene Anpassungen (Transaktion DMEE) sowie Formateinstellungen (Transaktion FBZP) und BAdI-Implementierungen in die neuen Formate zu übernehmen.
4. Prüfmechanismen im System verankern – Da der SAP-Standard keine entsprechenden Pflichtfeldprüfungen mitbringt, empfiehlt sich eine bedingte Mussfeldprüfung direkt bei der Stammdatenpflege sowie ein zentraler Prüfreport vor der Abrechnungsfreigabe, der unvollständige Empfängerdaten zuverlässig aufdeckt.

Ergänzend dazu gehören eine enge Abstimmung mit der FI-Abteilung (die häufig parallel und zeitlich versetzt umstellt) sowie frühzeitige Testläufe mit der Hausbank zu einem belastbaren Vorgehen – einige Banken verlangen strukturierte Adressdaten bereits vor November 2026, insbesondere bei Auslandszahlungen und Echtzeitüberweisungen. Wer diese Schritte erst kurz vor dem Stichtag angeht, gerät leicht in Zeitdruck – mit entsprechendem Korrekturaufwand und Frustpotenzial im Team.

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Unsere Unterstützung

Als Beratungshaus mit Schwerpunkt SAP HCM und S/4HANA begleiten wir Unternehmen bei der ISO-20022-Umstellung entlang des gesamten Prozesses: von der Analyse der betroffenen Infotypen und Zahlungsprozesse über die Einrichtung von Mussfeld- und Prüfreports bis zur technischen Anpassung des Formatbaums und der Abstimmung mit Bank und FI-Abteilung. Unsere langjährige Erfahrung mit deutschem Payroll- und Meldewesen hilft dabei, die Umstellung so zu planen, dass der November 2026 für Ihr Unternehmen ein ganz normaler Abrechnungsmonat bleibt, ohne abgelehnte Zahlungen und ohne Krisenmodus.

Sprechen Sie uns an – wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, wo Ihr SAP HCM-System heute steht und was bis November 2026 zu tun ist.

SAP Payroll Control Center: Payroll transparent und effizient steuern

Wie Unternehmen Fehler früher erkennen, Abläufe standardisieren und ihre Payroll-Teams gezielt entlasten.

Eine fehlerfreie und termingerechte Entgeltabrechnung ist für jedes Unternehmen unverzichtbar. Doch gerade zum Monatsabschluss steigt der Druck auf Payroll-Teams: Änderungen an Stamm- und Bewegungsdaten, komplexe Schnittstellen, individuelle Sonderfälle und kurzfristige Korrekturen müssen rechtzeitig erkannt, geprüft und verarbeitet werden. Gleichzeitig muss jeder Abrechnungsschritt transparent und nachvollziehbar bleiben.

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Welche Herausforderung bringt eine klassische Payroll mit sich?

Bei einer überwiegend manuellen Steuerung der Entgeltabrechnung entstehen häufig einige Risiken:

• Auffälligkeiten werden erst in der Abrechnungssimulation, im produktiven Lauf oder im Nachgang erkannt
• Kritische Abweichungen lassen sich nicht durchgängig nach Risiko und Dringlichkeit priorisieren
• Verantwortlichkeiten, Fristen und Bearbeitungsstände sind nicht in einer gemeinsamen Sicht verfügbar
• Wiederkehrende Fehlerbilder werden zwar gelöst, aber nicht systematisch ausgewertet und dauerhaft reduziert
• Das Wissen über Ursachen und Lösungswege ist stark an einzelne erfahrene Mitarbeitende gebunden
• Für Audit- oder Compliance-Anfragen entsteht zusätzlicher Recherche- und Dokumentationsaufwand

Genau an diesen Punkten setzt das SAP Payroll Control Center (PCC) an. Es bündelt automatisierte Prüfungen, Fehlermeldungen, Aufgaben und Prozessschritte in einem zentralen, rollenbasierten Arbeitsbereich. Dadurch können Payroll-Teams Auffälligkeiten frühzeitig erkennen, strukturiert bearbeiten und den gesamten Abrechnungsprozess transparent steuern.

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Was ist das SAP Payroll Control Center?

Das SAP PCC unterstützt Payroll Manager und Payroll Administratoren dabei, den gesamten Abrechnungszyklus zentral zu planen, zu überwachen und zu dokumentieren. Statt Fehler erst am Monatsende zu finden, können abrechnungsrelevante Daten bereits während der Periode geprüft und gezielt korrigiert werden. Die wichtigsten Funktionen auf einen Blick:

• Datenqualität: Stamm-, Zeit- und Abrechnungsergebnisse werden anhand definierter Regeln geprüft
• Prozesssteuerung: Abrechnungsschritte, Zuständigkeiten, Termine und Status werden zentral gesteuert
• Transparenz: Alerts, Bearbeitungsverläufe, KPIs und Prozesshistorien bleiben nachvollziehbar
• Frühzeitige Fehlererkennung durch Continuous Payroll
• Zentrales Alert- und Aufgabenmanagement
• Drill-downs und Ursachenanalysen für auffällige Fälle

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Wie funktioniert das SAP PCC?

Der Ablauf lässt sich in vier aufeinander aufbauende Schritte gliedern:

1. Policies, Prüfregeln und KPIs definieren: Das Unternehmen legt fest, welche Daten und Ergebnisse geprüft werden, zu welchem Zeitpunkt die Prüfung erfolgt und welche Abweichungen als relevant gelten. Beispiele sind fehlende Stammdaten, abgelehnte Mitarbeitende, ungewöhnliche Rückrechnungen oder auffällige Brutto-/Nettoabweichungen.
2. Prüfungen ausführen und Alerts erzeugen: Das System prüft die ausgewählten Daten und Abrechnungsergebnisse. Wird eine Regel verletzt, entsteht ein Alert. So können relevante Fälle – abhängig vom Prozessdesign – bereits vor dem produktiven Lauf sichtbar werden.
3. Fälle zuordnen und bearbeiten: Der Payroll Process Manager kann Alerts zuständigen Teammitgliedern zuweisen. Die Bearbeitung erfolgt strukturiert; Status, Notizen und Lösungsweg werden dokumentiert. Darüber hinaus sind ebenfalls weitere automatisierte Zuordnungsprozesse realisierbar.
4. Ergebnisse auswerten und Prozesse verbessern: KPIs und Prozesshistorien zeigen, welche Abweichungen auftreten, wie sich die Bearbeitung entwickelt und wo Prüfregeln oder vorgelagerte Prozesse optimiert werden sollten.

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Welche Vorteile bietet das Payroll Control Center?

Richtig konfiguriert, schafft das PCC nicht nur eine modernere Oberfläche. Es verändert die Art, wie Payroll-Qualität gesteuert wird.

Frühere Fehlererkennung: Auffälligkeiten können bereits im Monitoring oder in der Simulation identifiziert werden. Dadurch bleibt mehr Zeit für Analyse und Korrektur.

Weniger manueller Prüf- und Rechercheaufwand: Definierte Regeln übernehmen wiederkehrende Kontrollen und führen relevante Fälle in einer zentralen Arbeitsliste zusammen.

Klare Verantwortlichkeiten: Alerts lassen sich zuständigen Mitarbeitenden zuordnen. Bearbeitungsstatus, Fristen und offene Punkte werden transparent.

Bessere Nachvollziehbarkeit: Prozess- und Alert-Historien unterstützen interne Kontrollen, Audits und die Dokumentation des Abrechnungslaufs.

KPI-basierte Qualitätssteuerung: Kennzahlen machen Entwicklungen sichtbar, zum Beispiel Mitarbeiterbestand, Zu- und Abgänge, Brutto-/Nettovergleiche oder die Anzahl fehlerhafter Fälle.

Weniger Abhängigkeit von Einzelwissen: Prüfregeln und Ursachenanalysen überführen Fachwissen in einen wiederholbaren, teamfähigen Prozess.

Abbildung Beispiel-KPIs:

Per Klick in die jeweilige KPI-Kachel, können weitere Detailinformationen angezeigt werden.

Wie könnte ein potenzieller Einstieg in das Payroll Control Center mit uns aussehen?

Die Vorteile des SAP Payroll Control Centers entfalten sich besonders dann, wenn der Einstieg klar strukturiert und auf die wichtigsten Anforderungen fokussiert erfolgt. Deshalb muss eine PCC-Einführung nicht direkt mit einem umfangreichen Regelwerk starten. Ein praxiserprobter Grundumfang schafft frühzeitig Transparenz, erleichtert die Einführung und reduziert das Risiko einer unübersichtlichen Alert-Flut.

Wir bieten hierfür eine Grundimplementierung mit zentralen vordefinierten Kontroll- und Prozessbausteinen, die folgenden Umfang umfasst:

Unsere Grundimplementierung bildet einen strukturierten Ausgangspunkt und die Basis für den Einsatz des Payroll Control Centers in ihrem Unternehmen ab.

Im nächsten Schritt können dann gezielt Alerts, Ursachenanalysen sowie KPIs an ihre individuellen Risiken Ihres Unternehmens erweitert und implementiert werden.

Sie möchten das Payroll Control Center einführen oder prüfen, wie eine Grundimplementierung in Ihrem Unternehmen aussehen könnte?

Sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam schaffen wir die Grundlage für eine transparentere, effizientere und besser steuerbare Entgeltabrechnung.

Wir sind Teil der Cpro Gruppe geworden

Die Cpro Gruppe ist ein etablierter SAP Gold Partner mit rund 550 Mitarbeitenden und Standorten in der gesamten DACH-Region. Für LM Consulting ist der Anschluss an die Cpro Gruppe die Fortsetzung einer Entwicklung, die das Unternehmen in den vergangenen Jahren aus eigener Kraft vorangetrieben hat. Als Teil einer Gruppe und einem breiten SAP-Portfolio erhält LM Consulting nun den Rahmen, um den Wachstumskurs fortzusetzen. Zugleich behält das Unternehmen seine Spezialisierung und die enge Zusammenarbeit mit seinen Kunden bei.

Was sich für Sie ändert: nichts im Tagesgeschäft

Die LM Consulting GmbH bleibt als eigenständige Gesellschaft und 100-prozentige Tochtergesellschaft der Cpro Gruppe bestehen. Es findet keine Verschmelzung statt. Die Gesellschaft wird unverändert unter ihrer bisherigen Firmierung, mit unveränderter Handelsregistereintragung, Steuernummer und Bankverbindung fortgeführt. Ihre Vertragspartnerin ist und bleibt damit die LM Consulting GmbH.

Konkret bedeutet das:

• Alle bestehenden Verträge, Rahmenvereinbarungen und Bestellungen gelten unverändert fort
• Aus dem Gesellschafterwechsel ergibt sich kein Anpassungs- oder Novationsbedarf im Außenverhältnis
• Rechnungsstellung, Zahlungsmodalitäten und Bankverbindung bleiben unverändert
• Ihre Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner bleiben dieselben
• Die Geschäftsführung von LM Consulting bleibt in der bisherigen Besetzung
• Unser Standort in Lage bleibt erhalten

Was für Sie hinzukommt:

Durch die Einbindung in die Cpro Gruppe können wir Ihnen künftig ein deutlich breiteres Leistungsspektrum anbieten, von SAP Cloud ERP über die SAP Business Technology Platform bis hin zu Analytics und Business AI. Für großvolumige HR-Transformationen stehen uns zusätzliche Kapazitäten zur Verfügung, ohne dass sich unsere Arbeitsweise oder unsere Nähe zu Ihnen verändert.

Unsere vier Leistungsbereiche, SAP SuccessFactors, SAP HCM, Information Lifecycle Management sowie Transformation & Strategy, führen wir unverändert fort und bauen sie weiter aus.

Hier geht es zur Pressemitteilung 

Seit dem 03.07.2021 dürfen wir uns SAP Gold Partner nennen!

Beantragen von Planstellen in SAP HCM

Die Pflege des SAP Organisationsmanagements ist typischerweise sehr zentral organisiert. In der Regel liegt die Hoheit bei wenigen Personen im Bereich Personal. Gerade bei intensiver Nutzung ist dies für die Datenqualität von entscheidender Bedeutung. Jedoch sind die ‚Vorprozesse‘, die zu einer Veränderung im SAP OM führen, lückenhaft bis gar nicht in SAP HCM abgebildet.

In diesem Beitrag wird ein exemplarisches Szenario für die Beantragung von neuen Planstellen dargestellt und wie es von der LM Consulting implementiert wurde.
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Anwendung / Szenario

Die Anwendung bildet den Beantragungsprozess von neuen Planstellen innerhalb von SAP HCM ab. An dem Prozess beteiligt sind neben fest definierten Gruppen, individuelle Personen, die zu jederzeit seitens HR-Controlling in den Prozess eingebunden werden können. Der Prozessablauf ist nicht starr, sondern kann seitens HR-Controlling individuell gesteuert werden (mehrfache Rückfragen, Einholen weiterer Stellungnahmen, Ablehnung eines Antrags, Weiterleiten des Antrags zur Freigabe, etc.).
Neben der Beschreibung des Antrags in Form von strukturierten Feldern und Freitext, wird die gesamte Kommunikation zwischen den Prozessbeteiligten innerhalb der Anwendung vorgenommen (Ersatz von E-Mail) und ist für alle Prozessbeteiligte somit transparent.

Beschreibung der beteiligten Gruppen mit ihren Aufgaben:

Implementierung

Die Implementierung basiert technisch auf SAP Webdynpro for ABAP.
Um den Prozess flexibel gestalten zu können wurde bewusst auf die Nutzung des SAP Workflows verzichtet. Anstatt dessen existiert für jede Gruppe eine eigene Anwendung, die anhand des Status Daten selektiert und Folgeschritte definiert. Damit ist es einfacher zum einen gruppenspezifische Funktionen zu implementieren und zu erweitern und zum anderen zukünftig neue Gruppen in den Prozess einzubinden.
Die Anwendung wird den Benutzern entweder über das SAP-Portal oder den NWBC zur Verfügung gestellt.

Haben Sie Fragen zum Thema Planstellen beantragen in SAP HCM oder brauchen Sie weitere Hilfe? Kontaktieren Sie uns über das Kontaktformular und senden Sie uns eine Nachricht.